Caută

شرح طريقة محضر جرد المكتبة
****************************
1 - اخر رقم باليومية :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
هو اخر رقم مكتوب عندك في سجل اليومية عند بدء الجرد والمفروض الرقم ده بعد تسجيل الكتب الجديدة ، ونلاحظ حاجة هنا لو حضرتك اشتريت كتب جديدة ولسه ماسجلتهاش يبقي اخر رقم عندك ايه ؟
عندك طريقتين :
1- تعتبر اخر رقم هو الموجود حاليا بدون تسجيل الكتب الجديدة وتشتغل عليه وتسجل الكتب الجديدة بعد كده ، بس تاخد بالك ان تاريخ التسجيل يكون بعد تاريخ الجرد .
بمعني تعمل الجرد مثلا في شهر مايو وترجع تسجل الكتب حسب اذن الاضافة ويكون التاريخ بتاعها فيفبراير مثلا ، يبقي كده مراية الجرد مش مظبوطة
2- تعد الكتب الجديدة وتضيف عددها علي اخر رقم وتشتغل علي الرقم الجديد وبعد ماتخلص الجرد تسجل الكتب براحتك ودي افضل من الطريقة الاولي
ولكن افضل من الاتنين تسجيل الكتب قبل الجرد.
2 - جملة المخصوم والمعتمد بالجرود السابقة ( فاقد / تالف ):
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
هو عدد الكتب التي تم جردها خلال الاعوام السابقة بنجمعها علي بعض كل سنة
3 - ارقام سقطت سهوا :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اثناء تسجيل الكتب تكتشف ان الارقام قفزت منك سهوا مثال : اخر رقم كان 1099 المفروض تسجل رقم 1100 أخطئت وسجلت رقم 1110 يبقي عندي 9 ارقام سقطت سهوا
4 - كتب استبعدت ( لاسباب اخري )
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
نقل عهدة الي مدرسة اخري
كتب استبعدت لاسباب امنية ، اخلاقية ، عدم مناسبتها للمرحلة ، تدعو للعنف
نقلت الي اليومية المنهجية مثل الادلة او الي سجل المطبوعات الدورية مثل الدوريات
المهم ان يكون هناك محضر رسمي بالاستبعاد معتمد وموقع ومختوم
5 - جملة المخصوم :
ــــــــــــــــــــــــــــــ
هو جمع ( الخطوات رقم 2+ 3 +4 )
الجرود السابقة + سقط سهوا + كتب استبعدت لاسباب اخري
6 - جملة الاضافة :
ــــــــــــــــــــــــــــــ
عدد الكتب التي تم اضافتها هذا العام ( شراء او اهداء او نقل عهدة الي مدرستك او واردة من التوجيه او المخازن )
7 - الرصيد الفعلي قبل الجرد :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
نطرح ( رقم 5 من رقم 1 )
( جملة المخصوم من اخر رقم باليومية )
********************
وكانت نتيجة الجرد كالاتي :
8- رصيد المكتبة :
هو طرح الفاقد والتالف الجديد ( ناتج جرد هذا العام ) من رقم 7
(الرصيد الفعلي قبل الجرد )
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الكتب المفقودة : التي فقدت هذا العام
الكتب التالفة : التي تري انها لا تصلح للصيانة او الترميم
كيفية حساب النسبة للفاقد والتالف :-
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
نقسم عدد الكتب ( الفاقدة او التالفة ) علي الرصيد الفعلي قبل الجرد ونضرب في 100 علي الاتزيد النسبة علي 3 %
اجمالي ثمن الكتب المفقودة والتالفة :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اجمع ثمن الكتب التي خرجت هذا العام سواءا فاقد او تالف
بعد الانتهاء من الجرد بنعمل كشوف الفاقد والتالف
يري البعض ان يسجل كل الكتب فاقد حتي لا يسئل عن الكتب التالفة
ومن وجهة نظري انها طريقة تدل علي عدم مراعاتك لمكتبتك اذ كيف تسجل مثلا 150 كتاب فاقد ( معناها ان الطلاب مش بيرجعوا الكتب وانت متساهل في هذا الموضوع وبكده هتضيع كتب المكتبة خلال اعوام قليلة خاصة وان التزويد اصبح ضعيفا لعدم صرف ميزانية هذا العام )
لاحظ الآتي
إن رصيد المكتبة يختلف عن الرصيد الفعلي قبل الجرد
حيث إن رصيد المكتبة يتم خصم كتب جرد هذا العام من الرصيد الفعلي قبل الجرد
قد يريد البعض أنه لا فرق بينهم
هنا اسأل نفسك سؤال لماذا يأتي بيان واحد بصيغتين مختلفين مرة الرصيد الفعلي قبل الجرد ومرة رصيد المكتبة الا لو هناك فرق

🚩✨ 📔🙋سجل يومية المكتبه 📋📑(أ) رقم77🚩✨ 📔🙋👨‍🏫
👈يعد من أهم سجلات المكتبة📋📑 ويسمى أيضا يوميه( أ ) أو سجل العهدة وهوسجل يبين حركة ورود الكتب داخل المكتبه سواء كانت :
🌷عن طريق الشراء المباشر
🌷مخازن الادارة (التزويد المركزى)
🌷عن طريق الاهداء
🌷عن طريق نقل عهدة من مكتبة مدرسة لمكتبة مدرسة أخرى
✅عدد صفحات دفتر اليوميه 200 صفحة تتكون كل صفحة من صفحات سجل اليومية من 20 سطر فهى إذا بدأت برقم 1 تنتهى برقم 20والصفحة الثانيه تبدأ ب21 وتنتهى ب40 وهكذا .....حتى لا يتم الخطأ فى التسجيل
👈تنقسم صفحة التسجيل به الى ثمانية حقول:
👈-الرقم العام .
👈- الرقم الخاص.
👈 - عنوان الكتاب.
👈- إسم المؤلف.
👈- مكان النشر .
👈- تاريخ النشر .
👈- ثمن الكتاب .
👈- بيانات الخصم .
🌾أيضا هو دفتر مالي يختم بخاتم شعار الجمهورية أو خاتم المدرسه إن لم يوجد الشعار ويرقم ويسلسل 🌾
🌾لا يجوز الكشط أو المحو أو الشطب أو تغيير البيانات في هذا السجل باعتباره سجل عهدة وسجل مالي 🌾
🌾ا لكتب التي تشطب من عهدة المكتبة نتيجة للفقد أو التلف أو الإهداء أو الإعادة للمخازن بعد عمل الإجراءات اللازمة يؤشر أمامها بالمداد الأحمر في خانة الملاحظات بما يفيد ذلك ودون شطب الرقم العام للكتاب 🌾
يعتبر هذا السجل من اهم سجلات المكتبة ويجب على أخصائى المكتبة 👨‍💼عند التسجيل في هذا السجل مراعاة
الاتي :
🍂يراعى الدقه فى التسجيل بكتابة العنوان وليس إسم السلسله.
🍂 تسجيل الكتب التي تصل الى المكتبة اول بأول بعد استخدام المراحل الآتية للكتاب.
🍂يسجل كل كتاب حسب لغته الصادر بها فمثلا كتاب مكتوب باللغه الإنجليزيه يسجل بالإنجليزيه .
🍂يراعى عدم تسجيل أى شئ من مقتنيات المكتبه غير الكتب فى هذا السجل
مثل الدوريات والنشرات فلها سجل مخصص لها.
🍂 ختم الكتاب بختمي ( الملكية - والتسجيل ).
🍂الرقم الخاص يجب كتابة الرقم الخاص للكتاب بالقلم الرصاص لأن رقم التصنيف يمكن أن يتغير وبالتالى لانضطر لكشطه أو شطبة إذا كان مكتوبا بالجاف..
🍂 تسجيل جميع الكتب في مسلسل واحد دون النظر إلى موضوعاتها ولكن تسجل حسب ورودها ويعطى لكل نسخة رقم تسلسلي.
🍂 لا يجوز الكشط أو الشطب أو استخدام المزيل أو تغيير البيانات في هذا السجل باعتباره سجل عهدة.
🍂ترقيم جميع صفحات السجل ولا يمكن قطع أي صفحة وختمها بختم الادارة ( المدرسة ).
🍂 إذا تلفت أوراق السجل واحتاج إلى تغيير لا يمكن تغييره إلا بعد حصول أخصائى المكتبة 👨‍💼على موافقة من مدير المدرسة والتوجيه الفنى للمكتبات ورفعه للتوجيه المالى والإدارى لإبداء الرأى بما يفيد الموافقه على إعادة تسجيل اليوميه كما هى أو إستبعاد الجرود السابقه منها ويعتبر التوجيه المالى هو المسئول عن الموافقه على التجديد من عدمه.
🍂 لايجوز باي حال من الاحوال ترك سطر فارغ دون الكتابة عليه بل تدون الكتب فيه حنى اخر سطر في الصفحة🦋
🍂 لابد من عمل محضر فتح للسجل وفى حالة تجديد السجل يفضل عمل محضر تجديد فى بداية السجل🦋
🍂عمل مرايه فى بداية السجل توضح حركة الكتب داخل المكتبه من حيث الجرود والرصيد الفعلى والفاقد والتالف 🦋
🍂 فى حاله وجود كتب سقطت سهوا عند التسجيل فى اليوميه فيتم التنويه عنها فى المرايه ببدايه السجل 🦋
🍂لابد من تسجيل اذن الاضافه لكل كتاب داخل السجل 🦋
🎯فوائد هذا السجل ♦️
✍️ لمعرفة رصيد المكتبة من الكتب.
✍️ يفيد في الرجوع لمعرفة البيانات الخاصة عند فقدان الكتاب.
🔻🔺كيقية الحصول علية🔻🔺
🍃يصرف هذا السجل من مخازن الإدارة التعليميه عن طريق طريق إذن صرف رقم 111 ✨
🍃الذى يقوم بإعدادة أمين التوريدات بالمدرسه بناء على طلب أخصائى المكتبه✨
🍃ويعتمد من إدارة المدرسة ثم توجيه المكتبات ثم يقدم للمخازن للصرف ✨
· 🍃وفى حاله عدم وجودة بالمخازن التوجيه المالى بيكتب لك لا يوجود على إذن الصرف وبالتالى يتم شرائه من الخارج أى من أى مطبعه✨
🍃وفى حالة شرائه بدون ذلك ستعرض نفسك للمسأله القانونيه ✨
🟢ملاحظات🟢

☀هذا السجل يحظر تغييرة إلا بموافقه كتابية من توجية المكتبات بالإدارة وكذلك التوجية المالى.
🌿عند خصم أى كتاب لابد أن يكون الخصم بموجب مستند رسمى مثل جرد المكتبة السنوى المعتمد .
☀يحظر على أى متابع كتابة أى تعليقات أو ملاحظات فى هذا السجل باستسناء الموجه المالى والادارى.
🌿يتم إعداد مراة يومية المكتبه فى نهاية السجل توضح حركة الكتب الواردة والخصم على مدار العام.


🔻🔺عند تجديددفتر اليومية🔻🔺
لابد من عدة إجراءات:
🎯 عرض الأمر على لجنة المكتبة وتوقيعهم على الموافقة على ذلك.
🎯 موافقة الموجه المختص.
🎯 موافقة التوجيه المالي والإداري.
🎯 كل هذه الموافقات على طلب يوقع عليه الجميع على ان يذكر في هذا الطلب ان
☀ هذه اليومية تبدأ من ص (....) إلى ص (....)
☀ هذه اليومية تبدأ من رقم عام (....) إلى رقم عام (....)
☀عند نقل اليومية سيتم تجاهل الأرقام العامة للكتب المشطوبة أي المخصومة في الجرود السابقة وعددها (.......) كتابا.
👈ثم يتم البدء في النقل مع كتابة محضر تجديداليومية في بدايتها .
👈مع مراعاة الاحتفاظ باليومية القديمة داخل مظروف يتم تشميعه بالشمع الأحمر بمعرفة اللجنة. وذلك للرجوع اليه عند الحاجة مثل (التفتيش المالي أو تفتيش الجهاز المركزى للمحاسبات)
☀ملحوظة مهمة جدا
الرقم المشطوب لا يكتب عند النقل ولكن يكتب ما قبله وما بعده .

👇🏻👇🏻👈مع تحياتى أمير بسيونى 🎈🎈✅

🚩✨ 📔🙋 ضوابط استخدام سجل يومية المكتبة رقم 77🚩✨ 📔🙋
🇪🇬🇪🇬

👈مع تحياتى/ أمير بسيونى🎈🎈

🍀 هذا السجل سجل مالي لايحوز لاي متابع ان يقوم بالتوقيع فيه فيما عدا الموجه المالي فقط هو الذي من حقه التوقيع في هذا السجل في اعلي الصفحة ، هذا السجل يرقم وتختم جميع صفحاته بخاتم شعار الجمهورية في اعلي الصفحة ، وفي حالة تجديد هذا السجل لابد من موافقة توجيه المكتبات والتوجيه المالي علي محضر التجديد. 🍀
👍 🥀 ضوابط استخدام سجل يومية المكتبة 🥀 👍
🎯لا يسجل في سجل اليومية غير الكتب ، فلا يسجل فيه المجلات ولا الجرائد ،ولا ادلة المعلم ، ولا الكتب الدراسية ، ولا شرائط الكاسيت ، ولا شرائط الفيديو ، ولا اسطوانات الكمبيوتر ، ولا اللوحات ، ولا المجسمات ، ولا الخرائط .🍀
🎯 تسجل الكتب بالقلم الجاف الازرق او الاسود ، ولا يستخدم الوان غيرهما في التسجيل. 🍀
🎯 تختم كل صفحة بخاتم شعار الجمهورية او خاتم ملكية المكتبة .🍀
🎯 ترقم جميع صفحات سجل اليومية .🍀
🎯 تسجل دائما اما علي السطر او بين الاسطر ، ولا تسجل مرة علي السطر ومرة بين الاسطر. 🍀
🎯 يسجل كل كتاب في سطر. 🦋
🎯 يسجل عنوان الكتاب وبياناته من صفحة العنوان وليس من صفحة الغلاف. 🦋
🎯 في خانة المؤلف يسجل اسم مؤلف الكتاب وليس اسم المترجم او غيره. 🦋
🎯 إذا لم يكن للكتاب مكان نشر او ناشر لا يكتب الاختصار [د.ن] او [د.م ] ولكن نكتب كلمة (بدون) 🦋
جزاك
🎯سنة النشر ليست هي سنة شراء الكتاب ، ولكنها السنة المدونة علي الكتاب الدالة علي النشر. 🦋
🎯 لو كان للكتاب اكثر من نسخة فيتم تسجيل كل نسخة في سطر برقم عام جديد. 🦋
🎯لو كان الكتاب يقع ضمن سلسلة فلا تسجل اسم السلسلة ، ولكن سجل عنوان كل جزء في السلسلةفي سطر جديد وبرقم عام جديد. 🦋
🎯لو كان الكتاب اكثر من جزء فيتم تسجيل كل جزء في سطر جديد برقم عام جديد.🦋
🎯 لا تستخدم الشرط عند تكرار البيانات مهما تعددت النسخ. 🦋
🎯 لا تسجل كتابا بين الاسطر المكتوب عليها. 🦋
🎯 لا يسمح بالشطب او الكشط او استخدام المزيل في هذا السجل. 🦋
🎯 لا تترك اسطر فارغة.🦋
🎯 لا تترك صفحات فارغة. 🦋
🎯لا تسجل البيانات رأسيا مثل تاريخ الاذن او جهة الورود ، ولكن سجل البيانات علي كل سطر امام كل كتاب.🦋
🎯 عند الجرد يستخدم القلم الرصاص لوضع علامة وجود الكتاب. 🦋
🎯 فى حالة خصم الكتاب يتم وضع خط بالقلم الجاف الاحمر باستخدام المسطرة ،وذلك من اول الرقم العام للكتاب وحتي اول بيانات الخصم ثم يكتب في الملاحظات سبب الخصم (فاقد جرد 2023/2022) .🦋
🎯 توقيعات الموجه المالي تكون بعيدا عن بيانات الكتب في الهامش العلوي للصفحة. 🦋
🎯 لا يفتح سجل يومية جديد الا بعد امتلاء جميع صفحات السجل بالكتب. 🦋
🎯 في حالة تجديد سجل اليومية يحتفظ بالسجل القديم بالمكتبة.🦋
🎯يعد من أهم سجلات المكتبة لأنه بالنظر إليه يمكن معرفة حجم المكتبة ومتى أنشأت ومقدار ما خصم وما تلف وما استبعد وما فقد أيضا هو دفتر مالي يختم بخاتم شعار الجمهورية🦋
🎯لا يجوز الكشط أو المحو أو الشطب أو تغيير البيانات في هذا السجل باعتباره سجل عهدة وسجل مالي🦋
🎯الكتب التي تشطب من عهدة المكتبة نتيجة للفقد أو التلف أو الإهداء أو الإعادة للمخازن بعد عمل الإجراءات اللازمة يؤشر أمامها بالمداد الأحمر في خانة الملاحظات بما يفيد ذلك ودون شطب الرقم العام للكتاب🦋

تنبيهات هامة يجب مراعتها قبل بداية العام الدراسي الجديد
..................................................................
1/ تشكيل لجنة المكتبة لانها هي المنوطة في رسم سياسة عمل المكتبة من برامج وأنشطة ووضع النظم الداخلية والخارجية التي تسير عليها المكتبة

2/ عمل الخطة العامة للمكتبة سواء في المجال الثقافي ، او الفني ، او الاداري واعتمادها من مدير المدرسة وتعليقها في مكان بارز بالمكتبة وكذلك وضعها في السجل الخاص بها
مع ربط الخطة بجميع سجلات أنشطة المكتبة
والخطة موجودة ع الجروب

3 / اعداد المنهج الخاص بالمكتبة كل مرحله علي حدة ، مع كتابة الاهداف العامة ، والاهداف الخاصة ، والاهداف الوجدانية الخاصة بالمنهج في دفتر التحضير ، وكذلك كتابة توزيعة المنهج في دفتر التحضير .
علما بأن للصف الرابع والخامس والسادس الابتدائي مادة المهارات المهنية
والتحضير موجود ايضا علي الجروب
وهذة المادة يقوم بتدريسها أخصائي الأنشطة من مكتبات وصحافة ومسرح واقتصاد ومدرسي المجالات ولا يخص نشاط واحد بعينه من حق الكل تدريسها

4/ شطب الكتب التي تم اعتمادها في جرد هذا العام من سجل اليومية ،وذلك بأخذ خط بالقلم الجاف الاحمر علي بيانات الكتاب من اول بيانات الرقم العام وحتي اول بيانات الخصم ، مع كتابة في خانة الملاحظات ان هذا الكتاب فاقد او تالف جرد 2022 / 2023

5 / تجديد يومية المكتبة بعد أخذ موافقة التوجيه المالي والاداري وتوجيه المكتبات في حاله اذا كانت متهالكة خوفا من ضياع بياناتها وإن شاء الله انزل لحضرتكم خطوات تجديدها في بوست آخر
6/ عمل فحص للكتب الموجودة بالمكتبة واستبعاد الكتب المتطرفة وكذلك الكتب التي بها أخطاء بالحدود
وتسليمها للتوريدات
وكذلك عمل كشوف بالكتب المنهجية والأدلة التي تقادمت مادتها العلمية وتوقيع اللجنه وكل مدرس اول للماده عليها وتسليمها لأمين التوريدات

7- تشكيل جماعات اصدقاء المكتبة من الطلاب المحبين للقراءة لما لهم من دور بارز في مساعدة أخصائي المكتبة في الاعمال الفنية والإدارية .

8/ اعداد كافة السجلات الفرعية الخاصة بالمكتبة ، وكتابة اساسيات هذه السجلات
وهذه السجلات هي :- سجل لجنة المكتبة - سجل جماعة اصدقاء المكتبة - سجل المحاضرات -سجل الندوات - سجل المناظرات - سجل الاذاعة - سجل المسابقات - سجل الموهوبين - سجل المعارض -سجل قاعدة بيانات المكتبة -سجل الميزانية (سجل تراكمي)

9/ تفعيل كافة جميع الانشطة المكتبية وان أمكن توثيقها بالصور والفيديوهات مع عمل مجلة حائط او مطوية او أرشيف او ألبوم خاص بالمناسبة او الموضوع
يعني لو عملت ندوة او محاضرة عن المولد النبوي
أعمل لها مجله حائط وهكذا

10/ الإهتمام بالشكل الجمالي للمكتبة والاهتمام بنظافتها

11/ عمل شعارات وملصقات عن أهمية المكتبة والقراءة

12/ الاعلان عن مسابقتي تحدي القراءة العربي والمشروع الوطني للقراءة والتعريف بأهداف كلهما وكيفية الاشتراك وتشجيع الطلاب علي الإشتراك فيها
وكذلك الاعلان عن مسابقة المعلم المثقف وكيفية التسجيل والاشتراك فيها

13 / استكمال الأعمال الفنية للمكتبة من ( فهرسة .. تصنيف .. تكعيب ) والتسجيل ف المكتبة الالكترونية وطباعة البطاقات وذلك لمن لديهم جهاز كمبيوتر وطابعة

14 / التأكد من ختم وترقيم جميع سجلات أنشطة المكتبة سواء الرئيسية او الفرعية

وكل عام وانتم بخير ويارب يكون عام دراسي سعيد علي الجميع ان شاء الله
مع تحياتي لحضراتكم جميعا
موجه مكتبات
مروة دويدار 🌹🌹

برنامج سجلات مكتبه المدرسة
___
تم الانتهاء من برنامج سجلات مكتبه المدرسة
البرنامح به جميع السجلات الاساسيه والفرعية الخاصه بمكتبة المدرسة
* السجلات الفرعية
- بيانات المدرسة (خاص برأس التقرير)
- البرنامج الزمني للمكتبة (الخطة العامة لجميع الأنشطة )
- تشكيل اللجان
- سجل جماعة أصدقاء المكتبة
- سجل لجنة المكتبة
- سجل المحاضرات
- سجل المناظرات
- سجل الندوات
- سجل المسابقات
- سجل الموهوبين
- سجل إذاعة المكتبة
- سجل الوسائل التعليمية
- سجل اثاث المكتبة
- الطباعة والاستعلام
******
* الاستعارة والمترددين
- تسجيل مستعير جديد
- تسجيل استعارة خارجية
- إرجاع الكتاب
- المترددين
- الطباعه والاستعلام
******
* تسجيل الكتب
- الفهرسة ( كل الأعمال الفنية من فهرسة و تصنيف مع طباعة جميع انواع البطاقات _ المؤلف _ العنوان _ الموضوع)
- دفتر اليومية (جميع البيانات مع طباعة دفتر اليومية)
- جرد يومية المكتبة
- الطباعة والاستعلام
********
* تحضير حصة المكتبة (تحضير حصة المكتبة مع تسجل جدول حصص المكتبة وطباعه التحضر وطباعه الجدول )
********
* جرس الحصص ( ضبط الحصص الخاصة بالمدرسه إظهار شعار بانتهاء الحصة اشعار صوتي )
*******
* إحصائيات (إحصاء بعدد جميع السجلات الاساسيه والفرعية
إحصاء بجميع الكتب عناوين ونسخ)
* إعدادات البرنامج
*******
- متطلبات البرنامج
البرنامج يتم تنزيله على ويندوز ٧ ٣٢ او ٦٤
وعلى ويندوز ١٠. ٣٢ او ٦٤
لابد office 2010 افيس ٢٠١٠


شرح التثبيت
https://youtu.be/K09Lf9oMgG4
الفيديو الثاني
https://youtu.be/8RWyddj-gWE
الفيديو الثالث
https://youtu.be/aEuKmbIp89o

ملف جرد المكتبة بصيغة word قابل للتعديل

اليومية : المشكلة والحل
وجهة نظر شخصية قابلة للمناقشة والتعديل وليس قرأنا
يوسف أبوالعباس
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
· سجل مقطوع الغلاف
الحل ( التجليد )
· سجل ليس به محضرفتح سجل
الحل ( اعمله محضر فتح سجل)
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
· ارقام سقطت سهوا اثناء التسجيل
الحل ( بتفضل كما هي وتنزل في الجرد سقط سهوا )
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
· صفحات مطموسة البيانات او ممسوحة بكوريكتور او حبر وقع علي الصفحة او مقطوع جزء كبير منها والجزء ضاع او تم شطب بعض الكتب خطأ علي انها جرد تالف او فاقد واكتشفنا بعد ذلك ان الشطب ليس علي الرقم الصحيح
الحل : (كلنا يعلم ان السجل معلوم عدد صفحاته ومختوم ومرقم من الاول الي الاخر )
نجيب سجل يومية تاني بنفس الشكل نفك الدبوس ناخد منه ورق فاضي نعيد فيه الورق اللي عندنا بنفس الارقام والبيانات دون تغيير وبعدين نودي اليومية التجليد ونضيف الصفحات الجديدة تتجلد مع السجل في ترقيمها وبكده نحل المشكلات دي كلها دون تلاعب في البيانات او السجل
· اثناء الجرد اكتشفت كتب تم جردها خطأ قبل ذلك تالف او فاقد وهي موجودة بالفعل
الحل ( اعيد تسجيلها في نهاية السجل وفي خانة الملاحظات امام الكتب التي جردت خطأ اكتب - اعادة تسجيل - وبنفس رقم اذن الاضافة وتاريخه )
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
· اثناء البحث في المكتبة وجدت كتب غير مسجلة وبحالة جيدة
الحل ( أعمل بيها كشف كأنها اهداء واعمل محضر فحص واعيد تسجيلها في نهاية السجل واعمل لها اذن اضافة عند امين التوريدات واسجل رقم الاذن والتاريخ )
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
· سجل قديم متهالك كله او اغلبه
الحل : (اطلب من التوجيه المالي والاداري اعادة السجل وبعد الموافقة اعيد السجل صورة طبق الاصل واحتفظ بالسجل القديم)
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
· التكرار بمعني اثناء الترقيم نهيت الصفحة مثلا برقم 620 وعندما بدأت صفحة جديدة بدل ما أكتب 621 كررت الرقم 620 وحطيت كتاب اخر موجود بالفعل فاصبح عندي كتابين برقم واحد
الحل :الرقم المكرر الاخير هو الخطأ – اشطب عليه خط احمر واكتب في الملاحظات مكرروتم اعادة تسجيله برقم (واكتب الرقم الجديد ) اللي هيكون بعد اخر رقم في اليومية اعيد تسجيله برقم جديد واكتب في الملاحظات
( اعادة تسجيل من رقم 620) وأغير الرقم في الكتاب
· كتب سجلت مرتين مثال ( كتاب العصفور والدب ) سجل برقم 465 ونفس الكتاب اعيد تسجيله مرة ثانية 473 ومتأكد ان ده كتاب واحد مش نسخة تانية
الحل : اطلع نسخة منهم فاقد في اقرب جرد
ماينفعش اشطب عليه لان التوجيه المالي مش هيصدق ان ده مكرر وهيعتبر ده تلاعب منك
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
· كتاب مكون من جزئين سجل احدهم ولم يسجل الاخر
الحل : يعاد التسجيل في نهاية السجل دون اذن اضافة جديد ويسجل رقم وتاريخ الاذن القديم بتاع النسخة الاول
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
· عندي سجل ابتدائي واخر اعدادي وطلب مني جمعهم
الحل : الاقل ارقاما يعاد تسجيله بعد اخر رقم في السجل الاكثر ارقاما مثال للتوضيح: مدرسة ابتدائي دفترها به 2500 كتاب ومعها مدرسة اعدادي دفترها به 890 كتاب والمكتبة واحدة وهنضم السجلين معا
اسيب سجل الابتدائي كما هو وبعد اخر رقم ابدأ ارقم 2501 واسجل الكتاب رقم واحد من سجل الاعدادي واغير الرقم العام علي الكتاب من 1 الي 2501 وهكذا

الجرد السنوي
محتوي ملف الجرد السنوي
(مراحل الإعداد للجرد)
· يقوم أمين المكتبة بالمطالبة بالكتب التي تمت استعارتها من قبل سواء للعاملين أو الطلاب قبل إجراء الجرد بمدة كافية .عند استكمال إرجاع الكتب المستعارة ( وقد يتبقى عدد منها لدي بعض العاملين بالمدرسة وفي هذه الحالة تعتبر هذه الكتب موجودة ما دامت مسجلة في سجل الاستعارات ) .
· يتقدم أمين المكتبة بطلب لمدير المدرسة لإجراء الجرد السنوي
إدارة ............................
مدرسة ..........................
المكتبة
السيد الفاضل الأستاذ / مدير المدرسة
تحية طيبة ... وبعد
الرجاء من سيادتكم الموافقة علي إجراء الجرد السنوي لمكتبة المدرسة مع تكليف لجنة للجرد
من أعضاء لجنة المكتبة علي أن يبدأ الجرد وينتهي قبل بدء امتحانات نهاية العام و الأمر
مفوض لسيادتكم في اختيار الموعد تحديدا .
ولسيادتكم وافر التحية
أمين المكتب
· يقوم مدير المدرسة بإعداد وتشكيل لجنة الجرد وهم دائما من أعضاء لجنة المكتبة .
· يحرر محضر تشكيل لجنة الجرد مبينا فيه موعد بدء و انتهاء الجرد ويوقع عليه من الجميع مع اعتماده من مدير المدرسة .
مرحلة الجرد الفعلي
· يقوم أعضاء لجنة الجرد بجرد المكتبة جردا فعليا .
· بعد الانتهاء يتم إعداد كشوف مستقلة بأسماء الكتب المستهلكة وكشوف أخري بأسماء الكتب الفاقدة .
م الرقم العام عنوان الكتاب اسم المؤلف الثمن ملاحظات
· ضرورة أن يكون عدد الكتب المزيدة خلال العام أكثر من عدد الكتب المراد استهلاكها
· ضرورة التأكد من النسب القانونية للمستهلك /الفاقد .
· يحظر ترك الكتب المستهلكة داخل المكتبة بعد الموافقة علي الاستهلاك .
مرحلة الإجراءات المالية و الإدارية
· بعد الانتهاء من الجرد وحصر الكتب بالطريقة سالفة الذكر يتم تحرير محضر بذلك (المحضر الوزاري ) موقع عليه من أمين المكتبة ولجنة الجرد وكذلك جميع الكشوف المرفقة مع المحضر ويعتمد من مدير المدرسة .
· محضر الجرد من اصل و صورتين , يتم حفظ احد الصور بالمكتبة مؤقتا لحين الاعتماد –ويرسل الأصل و صورة واحدة لتوجيه المكتبات للفحص من الموجه المتابع والموجه الأول واعتمادها من مدير عام الإدارة .
· يرسل الأصل للمدرسة للعمل به و يحتفظ التوجيه بالصورة (المستند الثاني
· فور استلام المدرسة للجرد يتم تسليمه لأمين المكتبة لخصم الكتب من اليومية .
· يتم الخصم بوضع خط احمر بالمسطرة علي بيانات الكتاب مع عدم طمس هذه البيانات وبقائها واضحة ابتداء من الرقم العام وصولا الي نهاية السطر عدا خانة الملاحظات ( يدون فيه مستهلك عام .......) أو (فاقد عام ......)
· يتم حفظ الجرد في ملف الجرد السنوي .
حالات خاصة
· يتم وضع كشوف الكتب التي تم إرسالها لمدرسة أخري المخصومة أصلا من عهدة المكتبة , مع ضرورة حفظ أذون ( 111 ع ح ) الدالة علي الإرسال في ملف الجرد السنوي . أما أذون ( واحد ) حكومة فيتم وضعها في ملف الأذون .
الخلاصة
مما سبق يمكن أن نلخص محتويات ملف الجرد السنوي غلي النحو الاتي :-
( 1 ) خطاب طلب إجراء الجرد .
( 2 ) كشوف الجرد(فاقد/مستهلك).
( 3 ) محضرا لجرد
( 4 ) كشوف وأذون 111ع ح للكتب المرسلة لمدرسة أخري(إن وجد ).
( 5 ) كشوف الكتب المستبعدة . (إن وجد )

كيفية حساب النسخ والعناوين ( ياريت نقراها بتمعن ) هامة جدا
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
مبدئيا : الطريقة الوحيدة الصحيحة ولا خلاف علي ذلك هي فهرسة كل كتب المكتبة
ومن خلال البطاقات اعد بطاقات كل قسم علي حدا يديني عدد العناوين
وخلف كل بطاقة مكتوب الرقم العام ( نسخة او اتنين او اكتر ) اجمع هذه الارقام يديني عدد النسخ لكل قسم
اجمع كل الاقسام يديني العدد الكلي للنسخ ( اللي هو العدد الفعلي لمكتبتي )
فاذا تطابق العددان ( النسخ والفعلي ) يبقي الوضع سليم ومكتبتي متفهرس كويس
وفي بداية كل عام اقوم بحذف الكتب التي سقطت جرد ( فاقد او تالف ) من النسخ والعناوين
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ماذا لو ان المكتبة مفهرسة جزئيا اوغير مفهرسة نهائيا ( وهذا حال 90 % من المكتبات )
عندي طريقتين:
- الاولي : امسك سجل اليومية وابدأ اعد الاقسام يدويا بداية من 000 حتي 920 واكيد حتي المكتبات الغير مفهرسة عندهم الدفتر مصنف واكتب عدد كل قسم علي حدا ، ثم اجمع الاعداد يديني عدد النسخ
اما العناوين لا تصلح معها طريقة العد من السجل حيث ان معظم المكتبات يشتري الكتاب وبعد عامان يشتري نسخة اخري ويتكرر الامر فنجد مثلا كتاب الايام ( طه حسين ) عندي 5 نسخ متفرقين في السجل
يبقي مفيش حل لحساب العناوين الا بالطريقة التانية
- الثانية : حضرتك بعد ما تعمل الجرد بتجمع طبعا النسخ كلها مع بعض وتحطها في القسم بتاعها ( اللي هو التصنيف بالعين ) يعني انا مش مصنف ولا مفهرس مكتبتي لكن عارف كل كتاب تبع انهي قسم بجمع النسخ جنب بعض وابدأ اعد كل قسم علي حدا في كام كتاب ( يديني النسخ )
واعد كل مجموعة نسخ متكررة ( تحسب عنوان ) يعني 3 كتب بعنوان ( توشكي النماء ) يتحسبوا ( عنوان واحد و 3 نسخ )
لكن شريطة ان تجمع كل الكتب وتضعها علي الرف وياحبذا لو تساوي ( الرقم الفعلي مع عدد النسخ )
يبقي ساعتها مكتبتك مظبوطة 100 %
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
عملت ايا من الطرق اللي فاتت ولقيت العدد اقل من الفعلي ( وهتلاقي ده بيحصل كتير) ليه ؟
- عديت غلط ومخدتش بالك
- عديت غلط وخدت بالك بس كسلت تعيد من تاني لان العملية مرهقة
- مكسل تعد لان المكتبة كبيرة ، وانت لوحدك والسجل مش واضح ، او مش كاتب التصنيف ، او مش مفهرس المكتبة، والدنيا داخلة في بعض وكتاب من العلوم في التاريخ وكتاب من الفنون في الاداب ( مكتبات كتير كده ولا لوم علينا لان الحصص وري بعض والعيال داخلة خارجة ومبهدلين المكتبة والاخصائي مغلوب علي امره ومش عارف يلاقيها منين ولا منين حصص وسجلات وشغل فني وثقافي ) المهم
،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،
هتعمل ايه حضرتك هتقف قدام الرف وتعد الكتب في كل قسم واسجل في ورقة
العدد وبعدين اعد العناوين واجمع العدد الكلي هلاقي العدد اقل من العدد الفعلي
تعمل ايه تبدأ تزود وهمي بتناسب الاعداد اللي قدامك لغاية ما مجموع النسخ يساوي العدد الفعلي مثال علشان ابسط الحتة دي ( اهم نقطة في الموضوع )
عندي
000 211
100 119
200 360
300 190
400 23
500 180
600 170
700 95
800 515
900 350
920 109
اجمع يديني 2322
وانا عندي الفعلي 2410
باقي كام كتاب 88
اقسم ال88 علي الاقسام كلها يعني ازود علي كل قسم كام كتاب لغاية ما المجموع يتساوي مع الفعلي
طب والعناوين زي ماعديتها متزودش ولا تنقص
وعلي فكرة اغلب مكتبات مصر ماشية بالطريقة دي الا المكتبات التي دخلت جمهوري لانها مفهرسة بالكامل
دمتم اصدقائي بخير وانا مستعد لاي سؤال

شرح لمراية الجرد
1- المسلسل
2- سنة الجرد
3- اخر رقم في دفتر اليومية
4- سجل مجموع الجرود السابقة
5- سقط سهوا اذا تخطيت الارقام المسلسلة ( 1-2-3-4-7-8-9 )
هنا عندي سقط سهوا رقمين رقم 5-6
6- مستبعد ( سجل عدد الكتب المستبعدة لاي اسباب )
الاستبعاد يشمل (نقل العهدة - استبعاد الي يومية ب - استبعاد كتب غير مناسبة اخلاقيا او دينيا او سياسيا ...الخ )
7- جملة المخصوم ( جمع خانات 4+5+6 مجموع الجرود السابقة +سقط سهوا+المستبعد
8- الرقم الفعلي ( طرح الخانة رقم 7 وهي جملة المخصوم من العمود رقم 3 وهي اخر رقم )
9- التالف ( الكتب التالفة التي خرجت هذا العام )
10- الفاقد ( الكتب الفاقدة التي خرجت هذا العام )
11- الجملة ( مجموع الفاقد والتالف لهذا العام )
12- التزويد لهذا العام
13- اخر رقم ( بعد جمع التزويد الخانة رقم 12 + اخر رقم الخانة رقم 3 )
وهذا الرقم هو اخر رقم يسجل في الخانة رقم 3 في السطر التالي
مرفق نموذج لمراية جرد بسيطة
ومرفق نموذج لمراية جرد اخري