Search

🚩👨‍💼👈✨ 📔 النشاط الثقافي (الندوات والمحاضرات)

📌 الندوة :هى مناقشة موضوع معين يقوم بمناقشته أكثر من شخص ويعتمد بشكل أساسى على تلقى أسئلة الحضور والإجابه عليها

👈 💢✨أنواع الندوات ✨💢

👈 ندوة دينية

👈 ندوة علميه

👈 ندوة صحيه

👈 ندوه بيئيه

👈 ندوه ة وطنيه

📌 المحاضرة : هى موضوع معين يقوم بالقائه شخص واحد يكون على درايه كبيرة بالموضوع من أجل توصيل مجموعه من الافكار
والمعلومات الى الحضور ويكون هو المسيطر ويقوم بإرسال المعلومات وشرحه وتفصيلها وتقتصر مشاركة الحضور على الاستماع.

🔻🔺 اهميتها: 🔻🔺

✍️ عمل ثقافى يتطلب البحث والإطلاع وتكوين أفكار وآراء مما يؤدى لتفاعل وتغيير فى سلوك المستفيدين من خلال ما تعلموه للأفضل .

📗📜من يقوم بإلقاء المحاضرة او الندوة ؟📚📔✨

✴معلمى المدرسة او احد العاملين بها.

✴ احد الشخصيات من خارج المدرسه ويتبع نفس المؤسسه ( التربية والتعليم )او من خارج التربيه والتعليم مثل طبيب أو مهندس او.......

✴فى حاله إن كان من المدرسه يتم عمل خطاب تكليف احد معلمى المدرسة بالقاء المحاضرة او اكثر من معلم في حالة الندوة.

💢🚩 ما هو الإجراء ات المتبعه إذا تم الاستعانة بأحد الأشخاص من خارج المدرسه ولكن يتبع التربية والتعليم ؟💢🚩📔

.

👈 ✨يقوم أمين المكتبة بكتابة خطاب إلي مدير المدرسة لمن يقوم بإلقاء المحاضرة | الندوة أو الاسماء ومكان العمل ( الإدارة التعليمية أو احد المدارس ) . ثم يقوم مدير المدرسة بتوجيه هذا الخطاب إلي مدير عام الإدارة للموافقة , وبعد الموافقة يتم إخطار من سيقوم بإلقاء المحاضرة أو الندوة و الاتفاق علي الموعد المناسب للطرفين.

هذا إذا كان المحاضر من التربية والتعليم ويتبع نفس الادارة✨

📚 ما هو الإجراء إذا كان المحاضر المحاضرين من خارج التربية و التعليم ما العمل ؟ 📔

👈 ✨ يقوم أمين المكتبة بكتابة خطاب إلي مدير المدرسة بتحديد من يقوم بإلقاء المحاضرة أو الندوة و يقوم مدير المدرسة برفع هذا الخطاب إلي مدير عام الإدارة التعليمية للموافقة وإحالة الخطاب لأمن إلا دارة وبعد الموافقة يتم إرسال هذا الخطاب إلي المدرسة للتنفيذ . ✨

🔻🔺مقومات نجاح النشاط الثقافى والتربوى الندوات والمحاضرات 📚 📚




تنفيذ الندوات تحت إشراف المكتبة وبالتعاون مع الجماعات الأخرى👈 .

👈يتم عقد اجتماع مع جماعة الندوات بداية كل شهر للاتفاق على إعداد وتنظيم الندوة .

دعوة السيد المحاضر قبل موعد الندوة بوقت كاف وتعريفه بوقتها ومكانها👈

يتم اختيار المحاضرين على مستوى عال من التخصص والثقافة والمعرفة 👈والخبرة من داخل المجتمع المدرسى وخارجه .

👈يتم دعوة المحاضر بشكل رسمى بخطاب يصدر باسم المدرسة مع الاحتفاظ بصورة من الخطاب .

🔶تتولى جماعة الندوات بالتعاون مع جماعة الإذاعة بالمدرسة الإعلان عن موعد الندوة فى الإذاعة المدرسية ولوحة الإعلانات .🔶

🔶يتم إعداد معرض صغير للكتب التى تتناول موضوع الندوة .

🔶إعداد قائمة بيلوجرافية عن الموضوع حتى يتمكن المشاركون والحاضرون من التجاوب والمشاركة الايجابية فى موضوع الندوة .

🔶يتم تسجيل الندوة على شريط كاسيت او تحميلها على C.D والاحتفاظ بها🔶 .

يتم تصوير الندوة .🔶

# **🚩👨‍💼👈✨ 📔 النشاط الثقافي (الندوات والمحاضرات)**
# إعداد أ/ أمير بسيوني ( AMIR BASIONY )

📌 الندوة :هى مناقشة موضوع معين يقوم بمناقشته شخصية أو أكثر ويعتمد بشكل أساسى على تلقى أسئلة الحضور والإجابه عليها

👈 💢✨أنواع الندوات ✨💢

👈 ندوة دينية

👈 ندوة علميه

👈 ندوة صحيه

👈 ندوه بيئيه

👈 ندوه ة وطنيه

📌 المحاضرة : هى موضوع معين يقوم بالقائه شخص واحد يكون على درايه كبيرة بالموضوع من أجل توصيل مجموعه من الافكار

والمعلومات الى الحضور ويكون هو المسيطر ويقوم بإرسال المعلومات وشرحه وتفصيلها وتقتصر مشاركة الحضور على الاستماع.

🔻🔺 اهميتها: 🔻🔺

✍️ عمل ثقافى يتطلب البحث والإطلاع وتكوين أفكار وآراء مما يؤدى لتفاعل وتغيير فى سلوك المستفيدين من خلال ما تعلموه للأفضل .

📗📜من يقوم بإلقاء المحاضرة او الندوة ؟📚📔✨

✴معلمى المدرسة او احد العاملين بها.

✴ احد الشخصيات من خارج المدرسه ويتبع نفس المؤسسه ( التربية والتعليم )او من خارج التربيه والتعليم مثل طبيب أو مهندس او.......

✴فى حاله إن كان من المدرسه يتم عمل خطاب تكليف احد معلمى المدرسة بالقاء المحاضرة او اكثر من معلم في حالة الندوة.

💢🚩 ما هو الإجراء ات المتبعه إذا تم الاستعانة بأحد الأشخاص من خارج المدرسه ولكن يتبع التربية والتعليم ؟💢🚩📔

.

👈 ✨يقوم أمين المكتبة بكتابة خطاب إلي مدير المدرسة لمن يقوم بإلقاء المحاضرة | الندوة أو الاسماء ومكان العمل ( الإدارة التعليمية أو احد المدارس ) . ثم يقوم مدير المدرسة بتوجيه هذا الخطاب إلي مدير عام الإدارة للموافقة , وبعد الموافقة يتم إخطار من سيقوم بإلقاء المحاضرة أو الندوة و الاتفاق علي الموعد المناسب للطرفين.

هذا إذا كان المحاضر من التربية والتعليم ويتبع نفس الادارة✨

📚 ما هو الإجراء إذا كان المحاضر المحاضرين من خارج التربية و التعليم ما العمل ؟ 📔

👈 ✨ يقوم أمين المكتبة بكتابة خطاب إلي مدير المدرسة بتحديد من يقوم بإلقاء المحاضرة أو الندوة و يقوم مدير المدرسة برفع هذا الخطاب إلي مدير عام الإدارة التعليمية للموافقة وبعد الموافقة يتم إرسال هذا الخطاب إلي المدرسة للتنفيذ . ✨

🔻🔺مقومات نجاح النشاط الثقافى والتربوى الندوات والمحاضرات 📚 📚

تنفيذ الندوات تحت إشراف المكتبة وبالتعاون مع الجماعات الأخرى👈 .

👈يتم عقد اجتماع مع جماعة الندوات بداية كل شهر للاتفاق على إعداد وتنظيم الندوة .

دعوة السيد المحاضر قبل موعد الندوة بوقت كاف وتعريفه بوقتها ومكانها👈

يتم اختيار المحاضرين على مستوى عال من التخصص والثقافة والمعرفة 👈والخبرة من داخل المجتمع المدرسى وخارجه .

👈يتم دعوة المحاضر بشكل رسمى بخطاب يصدر باسم المدرسة مع الاحتفاظ بصورة من الخطاب .

🔶تتولى جماعة الندوات بالتعاون مع جماعة الإذاعة بالمدرسة الإعلان عن موعد الندوة فى الإذاعة المدرسية ولوحة الإعلانات .🔶

🔶يتم إعداد معرض صغير للكتب التى تتناول موضوع الندوة .

🔶إعداد قائمة بيلوجرافية عن الموضوع حتى يتمكن المشاركون والحاضرون من التجاوب والمشاركة الايجابية فى موضوع الندوة .

🔶يتم تسجيل الندوة على شريط كاسيت او تحميلها على C.D والاحتفاظ بها🔶 .

يتم تصوير الندوة .🔶

الفرق بين نصاب أخصائي الأنشطة ونصاب المعلم
نصاب الأنشطة: هو نصاب حصص تدريس النشاط ( زي التربية المكتبية فترة لكل صف ) وبكدة يبقي دة نصاب الأخصائي في الحصص، وطبعا ممكن يضاف لها نصيبة من حصص التربية المهنية كنصاب نشاط أيضا.
أما نصاب الحصص: المحدد في المادة رقم 22 من اللائحة التنفيذية للقانون 155 لسنة 2007 هو خاص بالمعلمين في المواد الأساسية وليس معلمي الأنشطة.
.
البند الموضح في الصورة الأولى من نشرة توجيه عام المكتبات بكفر الشيخ وياريت يعمم في كل نشرات التوجية لأنه ممكن يحل مشكلات كتيره لأمناء المكتبات داخل المدارس لأنه يوضح أن نصاب أمين المكتبة هو نصاب نشاط وليس حصص.

#آراء_وتساؤلات_ARASL
(س) - لماذا أمين وليس أخصائي؟
(ج) - " لا خلاف في اللفظ " يهمنا الأهداف وعموما فالأمين هو من يحمل أمانة؛ ونحن أمناء الفكر والعلم، أمناء على العقول، أمناء الوعي، أمناء الثقافة " نحن أمناء المكتبات".

اما قبل
فقد حظيت مهنة المكتبي بمكانة رفيعة على مر العصور، ربما لارتباط المكتبات بالمعابد ورجال الدين في بداية الأمر مما جعل المهنة تنال قدسيتها من المكان وما تحويه المكتبات آنذاك من تراث ديني ومعرفي، وتشير الدراسات التاريخية إلى أن مهنة المكتبي حظيت بعدة مسميات منها حارس الكتب، حارس الألواح واللفافات ، كاتب بيت الحياة وغيرها من المسميات ، ثم طرأت فى العصر الحديث عدة مسميات لأمين المكتبة المدرسية على وجه التحديد ربما يرجع ذلك إلى تحول المكتبات المدرسية إلى مراكز مصادر تعلم، وبالرغم من اختلاف المسميات عبر العصور ظل مصطلح أمين المكتبة الذي يقابله في الإنجليزية Librarian هو الأكثر استخدامًا فى المكتبات المدرسية ولا سيما في العصر الحديث، بل والأكثر تداولًا في مختلف أنواع المكتبات .
وكان لزامًا علينا مع اختلاف المسميات والآراء أن ندرس جميع المسميات لنتفق على مسمى واحد مقترح من قبل الأعضاء المؤسسين لأول جمعية عربية لأمناء المكتبات المدرسية ، فكان الاتفاق على أن تنسب الجمعية إلى "أمين المكتبة "؛ وذلك تكريسًا لقدسية المهنة وتقديرًا لكلمة أمين لأنها أعم وأشمل من باقي المسميات التي طُرحت على الساحة ويزيدنا فخرًا أن الكلمة مأخوذة من الأمانة التي تعد من صفات المؤمن ومن السمات الشخصية التي يتصف بها النبلاء، فمصطلح أمين المكتبة في العصر الحديث ليس مجرد وصف لوظيفة اتصف صاحبها بأمانته ومسؤوليته عن مكان له قدسيته يعمل به؛ إنما هو أشبه بأمين الأمة الذى يؤتمن على المعرفة وحفظها واسترجاعها وتقديمها للرواد؛ بل ويؤتمن على العقول الذى يكسبها المهارات والمعارف من خلال مكتبة المدرسة ليبني لنا عقول واعية مستنيرة ، إنه أمين فى أرقى مكان بالعالم بعد المساجد و المعابد وهو المكتبة - بيت العلم والثقافة والمعرفة - فاستحق شرف لقب (أمين المكتبة) .
وعليه تتبنى الجمعية مصطلح أمين المكتبة لتعبر به عن كافة العاملين بالمكتبات المدرسية ومراكز مصادر التعلم باختلاف مسمياتهم الوظيفية ودرجاتهم العلمية لشمولية اللفظ ودلالته، وترحب بكل العاملين بالمكتبات المدرسية ومراكز مصادر التعلم بالانضمام لنا والتعاون البناء من أجل التغيير والتجديد في المكتبات المدرسية ومراكز مصادر التعلم لتلائم متطلبات القرن الواحد والعشرين.
----
موقعنا الإلكتروني https://www.arasl.org/
فيس بوك https://www.facebook.com/ARASL22
انستجرام https://instagram.com/arasl22
تويتر https://twitter.com/arasl22

👈تجديد اليومية 📄📃📑🔖✨ 🇪🇬🇪🇬🇪🇬.
تجدد يومية المكتبة للأسباب آلاتية :-
· 👈قدم السجل أو تهالكه
· 👈عدم وضوح الكتابة بداخله
· 👈وجود عدد الكتب الفاقدة و المستهلكة أكثر من الكتب الموجودة بالعهدة
· 👈أسباب أخري يراها الموجه المتابع ويدعمها برأي الموجه الأول
👈📜أولا الإجراءات المالية و الإدارية📚📔✨
·✨ يوجه أمين المكتبة خطاب إلي مدير المدرسة يطلب فيه تجديد سجل اليومية ذاكرا الأسباب .
·✨ يرفع هذا الخطاب إلي التوجيه الفني ( توجيه المكتبات )بعد موافقة مدير المدرسة واعتماده للخطاب .
· ✨عند وصول هذا الخطاب إلي توجيه المكتبات يعرض علي الموجه المتابع لإبداء الرأي والموافقة عليه ,ومن ثم يتم التعليق عليه من قبل موجه أول مكتبات بالموافقة و يعرض علي التوجيه المالي و الإداري للموافقة .
· ✨يتم اعتماد ذلك من مدير عام الإدارة بحكم رئاستة للجميع .
·✨ يتم إرسال تلك الموافقات إلي المدرسة حتى يمكن البدء في عملية التجديد ( هذه هي الإجراءات الإدارية و المالية لتجديد اليومية ولا يجوز نهائيا التجديد قبل هذه الإجراءات ) .
👈📗📜ثانيا الإجراءات الفنية 📚📔✨
· ✨يبدأ التجديد بتدوين الكتب الموجودة فعلا بدفتر اليومية من بداية السجل تصاعديا ( لا يتم تسجيل الكتب المشار أمامها بالاستهلاك – الفاقد –المستبعد –المحول لمدرسة أخري- الأدلة –الكتب الدراسية ) ويتم فقط تسجيل الكتب الغير مشار أمامها بأي شيء دون تغيير الرقم العام أي كل كتاب برقمه الموجود عليه في اليومية القديمة هو نفسه في اليومية الجديدة .
👈📗📜 ثالثا بعد التجديد 📚📔✨
· عند الانتهاء من التجديد يتم إعداد كشوف بالأرقام المتروكة مع بيان سبب الترك علي النحو الأتي :-
م
الرقم العام اسم الكتاب المؤلف سبب الترك
( 1 ) مستهلك عام ........... ( 2 ) فاقد عام ...................... ( 3 ) مستبعد بالمحضر المؤرخ في ................................... ( 4 ) تم إضافته لعهدة مدرسة .........بأذون الصرف 111 ع ح وأذون الإضافة 1 حكومة رقم ..................بتاريخ ............ ( 5 ) وجد أنها دورية و تم تسجيلها بسجل الدوريات ص........... ( 6 ) وجد انه كتاب مدرسي أو دليل معلم و تم تسجيله باليومية الإضافية (لا يجوز تسجيل أكثر من خمسة أدلة أو كتاب مدرسي في اليومية الإضافية ).
🔶هام وضروري🔶
👈مراجعة الموجه المالي و الإداري علي سجل اليومية الجديدة واعتماده له حتى يصبح صالحا للاستعمال وكذلك مراجع كشوف بالأرقام المتروكة ومطابقتها بالسجل القديم.
👈يحذر نهائيا الكشط أو الإصلاح في أي بيان من بيانات اليومية – ويمنع تشريط البيانات المتشابهة ))
👈ضرورة ترقيم جميع صفحات سجل اليومية ما هو مستعمل منها وما هو غير مستعمل – ضرورة ختم جميع صفحات السجل بختم المدرسة ))
✨نقلا عن أستاذ حسنى عبد الفتاح✨

الجرد السنوي
محتوي ملف الجرد السنوي
(مراحل الإعداد للجرد)
· يقوم أمين المكتبة بالمطالبة بالكتب التي تمت استعارتها من قبل سواء للعاملين أو الطلاب قبل إجراء الجرد بمدة كافية .عند استكمال إرجاع الكتب المستعارة ( وقد يتبقى عدد منها لدي بعض العاملين بالمدرسة وفي هذه الحالة تعتبر هذه الكتب موجودة ما دامت مسجلة في سجل الاستعارات ) .
· يتقدم أمين المكتبة بطلب لمدير المدرسة لإجراء الجرد السنوي
إدارة ............................
مدرسة ..........................
المكتبة
السيد الفاضل الأستاذ / مدير المدرسة
تحية طيبة ... وبعد
الرجاء من سيادتكم الموافقة علي إجراء الجرد السنوي لمكتبة المدرسة مع تكليف لجنة للجرد
من أعضاء لجنة المكتبة علي أن يبدأ الجرد وينتهي قبل بدء امتحانات نهاية العام و الأمر
مفوض لسيادتكم في اختيار الموعد تحديدا .
ولسيادتكم وافر التحية
أمين المكتب
· يقوم مدير المدرسة بإعداد وتشكيل لجنة الجرد وهم دائما من أعضاء لجنة المكتبة .
· يحرر محضر تشكيل لجنة الجرد مبينا فيه موعد بدء و انتهاء الجرد ويوقع عليه من الجميع مع اعتماده من مدير المدرسة .
مرحلة الجرد الفعلي
· يقوم أعضاء لجنة الجرد بجرد المكتبة جردا فعليا .
· بعد الانتهاء يتم إعداد كشوف مستقلة بأسماء الكتب المستهلكة وكشوف أخري بأسماء الكتب الفاقدة .
م الرقم العام عنوان الكتاب اسم المؤلف الثمن ملاحظات
· ضرورة أن يكون عدد الكتب المزيدة خلال العام أكثر من عدد الكتب المراد استهلاكها
· ضرورة التأكد من النسب القانونية للمستهلك /الفاقد .
· يحظر ترك الكتب المستهلكة داخل المكتبة بعد الموافقة علي الاستهلاك .
مرحلة الإجراءات المالية و الإدارية
· بعد الانتهاء من الجرد وحصر الكتب بالطريقة سالفة الذكر يتم تحرير محضر بذلك (المحضر الوزاري ) موقع عليه من أمين المكتبة ولجنة الجرد وكذلك جميع الكشوف المرفقة مع المحضر ويعتمد من مدير المدرسة .
· محضر الجرد من اصل و صورتين , يتم حفظ احد الصور بالمكتبة مؤقتا لحين الاعتماد –ويرسل الأصل و صورة واحدة لتوجيه المكتبات للفحص من الموجه المتابع والموجه الأول واعتمادها من مدير عام الإدارة .
· يرسل الأصل للمدرسة للعمل به و يحتفظ التوجيه بالصورة (المستند الثاني
· فور استلام المدرسة للجرد يتم تسليمه لأمين المكتبة لخصم الكتب من اليومية .
· يتم الخصم بوضع خط احمر بالمسطرة علي بيانات الكتاب مع عدم طمس هذه البيانات وبقائها واضحة ابتداء من الرقم العام وصولا الي نهاية السطر عدا خانة الملاحظات ( يدون فيه مستهلك عام .......) أو (فاقد عام ......)
· يتم حفظ الجرد في ملف الجرد السنوي .
حالات خاصة
· يتم وضع كشوف الكتب التي تم إرسالها لمدرسة أخري المخصومة أصلا من عهدة المكتبة , مع ضرورة حفظ أذون ( 111 ع ح ) الدالة علي الإرسال في ملف الجرد السنوي . أما أذون ( واحد ) حكومة فيتم وضعها في ملف الأذون .
الخلاصة
مما سبق يمكن أن نلخص محتويات ملف الجرد السنوي غلي النحو الاتي :-
( 1 ) خطاب طلب إجراء الجرد .
( 2 ) كشوف الجرد(فاقد/مستهلك).
( 3 ) محضرا لجرد
( 4 ) كشوف وأذون 111ع ح للكتب المرسلة لمدرسة أخري(إن وجد ).
( 5 ) كشوف الكتب المستبعدة . (إن وجد )

لماذا تعقد اجتماعات لجنة المكتبة وكيف تدار الجلسة ومن يديرها ؟
اولا : لماذا تعقد اجتماعات لجنة المكتبة ؟
· الاجتماع الاول خاص بمناقشة الخطة العامة للمكتبة خلال هذا العام
· تعقد هذه الاجتماعات لسببان اساسيان الاول منهما هو عرض انجازات المكتبة خلال شهر منصرم ( ويقدمها امين المكتبة ويعرض هذه الانجازات تفصيليا مبوبة ( فنيا \ انشطة تربوية \ اعمال ادارية ومالية \ امساك السجلات ) لماذا كل هذه التفاصيل التي قد لا يفهما بعض الحضور لبعدهم عن العمل الفني خاصة ؟ ذلك لبيان كم العمل المطلوب من امين المكتبة هذا من ناحية ومن ناحية اخري تجنبا لتكليف الامين بأعمال اخري غير تخصصه والاقتناع بأن عمل الامين ليس بالعمل الهين .
· تعقد هذه الاجتماعات لعرض المعوقات وايجاد الحلول القانونية لها بموافقة لجنة المكتبة ( التي تعتبر صمام الامان لأمين المكتبة ) مثل هذه المعوقات والمشكلات : -
& - حدوث خطأ اثناء تسجيل الكتب الحديثة
& - المشاركة في اجراء عملية الجرد السنوي
& - بيان مدي صلاحية ادلة المعلم الموجودة بالمكتبة من عدمه
& - بيان مدي صلاحية الكتب الدراسية الموجودة بالمكتبة من عدمه
& - فحص الكتب المهداة والاقرار بخلوها من الشوائب
& -التوقيع واعتماد كل من :-
كشوف الجرد السنوي \ كشوف استهلاك ادلة المعلم الغير مطابقة للمناهج \ كشوف استهلاك الكتب الدراسية الغير مطابقة للمناهج \ كشوف استبعاد الكتب التي بها شوائب
ثانيا : كيف تدار الجلسة ؟
من الطبيعي ان يبدأ امين المكتبة الحديث وبعد الترحيب بالجميع يبدأ حديثه بذكر اسباب عقد هذا الاجتماع وعرض جدول الاعمال , ومن هنا يتضح لنا ان امين المكتبة هو من يتناول اسباب عقد هذا الاجتماع وعرض ما لديه من اسباب
ثالثا : من يديرها ؟
اما ادارة الجلسة فهي لرئيس اللجنة حفاظا علي الهدوء والنظام اثناء عقد الاجتماع والمناقشة وكذلك لاتخاذ القرار الحكيم القانوني لحل اي مشكلة في المكتبة .

كيف تختار جماعات اصدقاء المكتبة ؟
هناك العديد من الطرق المختلفة لاختيار افراد جماعات اصدقاء المكتبة بما يتناسب كل طالب بما يتمتع به من صفات وقدرات خاصة به .
1- الفترة البينية ما بين افتتاح الدراسة وعقد الاجتماع الاول لجماعة اصدقاء المكتبة تعتبر فترة هامة جدا لأمين المكتبة , لماذا ؟ لأنها فترة مراقبة وفحص للطلبة لمعرفة البارزين منهم من خلال انشطتهم داخل المدرسة سواء داخل فصولهم او اثناء الفسحة .
2- عند تقدم الطلبة بطلباتهم لأمين المكتبة للانضمام لجماعة اصدقاء المكتبة يسارع امين المكتبة بالسؤال والاستفسار عن هؤلاء الطلبة من مدرسيهم الذين يتعاملون معهم بطريق مباشر وخاصة الطلبة الجدد وكذلك طلبة الصف الاول .
3- ويمكن لأمين المكتبة ان يتصل بزميل له في مدرسة اخري قادم منها هذا الطالب للاستفسار عنه ( الطلبة الجدد - الصف الاول - او الطلبة المنقولين من مدرسة لأخري )
4- يجب عدم التسرع في تكوين جماعات اصدقاء المكتبة وذلك لاختيار افضل العناصر الصالحة والنشطة للقيام بمهامهم ( بعد بدء الدراسة باسبوعين للتقصي والاستعلام )

ملف كلمات الصباح
إذاعة المكتبة ( وهو احد أنشطة جماعة أصدقاء المكتبة – جماعة الإذاعة ) وكمثل باقي الجماعات لابد من وجود سجل لرصد نشاطها , ولما كان السجل لرصد النشاط فكان من الضروري من وجود ملف لتوثيق هذا النشاط , أي أن دور الملف هنا دورا توثيقيا .
ولكن كيف نعد هذا الملف ؟ وماذا يوضع فيه من مستندات ؟
· كيفية إعداد هذا الملف لا يختلف كثيرا عن أي ملف آخر إلا انه يفضل أن يكون ذو حجم كبير نسبيا لكثرة المستندات التي ستجمع فيه .
· بعد اختيار نوعية الملف ( الدوسيه ) يكتب عليه ( ملف إذاعة المكتبة– كلمات الصباح )
· الفهرس ويتم تسطيره كالآتي :-
· تجمع كلمات اليوم الإذاعي مرتبة بنفس ترتيب التقديم في الطابور و مطابق لسجل الإذاعة
· .يتم توثيق الكلمة ( المصدر – رقم الصفحة)
· توثق أيضا ( باسم الطالب – الفصل )
· يكتب اسم اليوم و التاريخ علي كل مقال( يفضل الاحتفاظ بنفس ورقة المقال التي احضرها التلميذ / الطالب دون تدخل من أمين المكتبة أو تجديدها كدلالة علي مصداقيتها ) .
· يتم حفظ هذه المجموعة تحت اسم رقم الأسبوع و تاريخه .
· يتم تجميع كل شهر علي حدة وذلك بوضع لوحة تفصل بين كل شهر عن الأخر لسهولة اعداد احصاء ( مبتكر) لأنشطة المكتبة خلال كل شهر.

ملف اذون الصرف ( اضافة \ خصم )
( أذون 111ع ح / أذون واحد حكومة )
إعداد الملف :
يتم إعداد ملف كبير نسبيا لكثرة المستندات التي ستحفظ فيه .
يتم إعداد الفهرس ويتم التسجيل أولا بأول علي النحو الآتي :-

م رقم الإذن تاريخه موضوع الإذن جهة الإصدار ملاحظات
... ............ ......... . ................... ................... ................

عند شراء أي مستلزم من مستلزمات المكتبة : الأدوات الكتابية /كتب /أقراص مدمجة / أوراق \ مجلات \ لوحات مهارية \ لوحات ارشادية \ اشياء عينية كمشاركة مجتمعية ...........الخ فبمجرد وصول هذه المشتريات إلي المدرسة يقوم معاون المدرسة بإضافتها إلي عهدة المكتبة ( سجل عهدة مستديمة او في سجل عهدة مستهلكة علي حسب نوعها ) ويتم تحرير أذون الإضافة بها, يتم تسليم أمين المكتبة احدي الصور منها , يسمي هذا الإذن ( واحد حكومة )
يقوم أمين المكتبة بتصنيف هذه الأذون كل صنف علي حدة فمثلا : -
أذون شراء الكتب معا في ملف فرعي داخل ملف الأذون الرئيسي - أذون الأدوات الكتابية معا –أذون شراء الأجهزة معا –أذون شراء الأثاث معا وهكذا , أي أن ملف الأذون سيتم تقسيمه داخليا إلي أقسام كما سبق ذكره . هذا النوع من الأذون تسمي أذون الإضافة لان ما ورد بها تمت إضافته بمكتبة المدرسة .
وكذلك هناك نوع أخر من الأذون وهي أذون الخصم وتستعمل عند نقل العهدة من مكتبة لأخري ( نقل الكتب من مكتبة لأخري أو نقل الأثاث من مكتبة لأخري )
من الأفضل وضع أذون 111ع ح( إضافة ) في ملف مستقل و يسمي (ملف 111ع ح إضافة )
وأذون واحد حكومة ( إضافة ) في ملف مستقل ويسمي (ملف أذون الإضافة )
أذون 111ع ح( خصم ) في ملف مستقل و يسمي (ملف 111ع خصم )
وأذون واحد حكومة ( خصم ) في ملف مستقل ويسمي (ملف أذون خصم ) وعليه اصبح لدينا الاتي
* ملف اذون للكتب سواء المشتراة او المهداة ( يتبع يومية المكتبة )
* ملف اذون للدوريات ( بتبع سجل الدوريات *)
* ملف اذون للمشاركة المجتمعية ( يتبع سجل المشاركة المجتمعية )
* ملف اذون لنقل العهدة من مدرسه اخري لمدرستك ( كتب ) يتبع اليومية )
* ملف اذون نقل عهدة من مدرستك لمدرسة اخري ( كتب ) يتبع اليومية
* يشترك سجل الميزانية مع كل ما تم شراءه وذلك بوضع صور هذه الاذون مع بقاء الاصل منها تبع سجله ( شراء الكتب \ الدوريات )
* ملف اذون لشراء الوحات الارشادية \ المهارية \ ادوات مكتبية .....الخ ( يتبع سجل الميزانية )