الجرد السنوي
محتوي ملف الجرد السنوي
(مراحل الإعداد للجرد)
· يقوم أمين المكتبة بالمطالبة بالكتب التي تمت استعارتها من قبل سواء للعاملين أو الطلاب قبل إجراء الجرد بمدة كافية .عند استكمال إرجاع الكتب المستعارة ( وقد يتبقى عدد منها لدي بعض العاملين بالمدرسة وفي هذه الحالة تعتبر هذه الكتب موجودة ما دامت مسجلة في سجل الاستعارات ) .
· يتقدم أمين المكتبة بطلب لمدير المدرسة لإجراء الجرد السنوي
إدارة ............................
مدرسة ..........................
المكتبة
السيد الفاضل الأستاذ / مدير المدرسة
تحية طيبة ... وبعد
الرجاء من سيادتكم الموافقة علي إجراء الجرد السنوي لمكتبة المدرسة مع تكليف لجنة للجرد
من أعضاء لجنة المكتبة علي أن يبدأ الجرد وينتهي قبل بدء امتحانات نهاية العام و الأمر
مفوض لسيادتكم في اختيار الموعد تحديدا .
ولسيادتكم وافر التحية
أمين المكتب
· يقوم مدير المدرسة بإعداد وتشكيل لجنة الجرد وهم دائما من أعضاء لجنة المكتبة .
· يحرر محضر تشكيل لجنة الجرد مبينا فيه موعد بدء و انتهاء الجرد ويوقع عليه من الجميع مع اعتماده من مدير المدرسة .
مرحلة الجرد الفعلي
· يقوم أعضاء لجنة الجرد بجرد المكتبة جردا فعليا .
· بعد الانتهاء يتم إعداد كشوف مستقلة بأسماء الكتب المستهلكة وكشوف أخري بأسماء الكتب الفاقدة .
م الرقم العام عنوان الكتاب اسم المؤلف الثمن ملاحظات
· ضرورة أن يكون عدد الكتب المزيدة خلال العام أكثر من عدد الكتب المراد استهلاكها
· ضرورة التأكد من النسب القانونية للمستهلك /الفاقد .
· يحظر ترك الكتب المستهلكة داخل المكتبة بعد الموافقة علي الاستهلاك .
مرحلة الإجراءات المالية و الإدارية
· بعد الانتهاء من الجرد وحصر الكتب بالطريقة سالفة الذكر يتم تحرير محضر بذلك (المحضر الوزاري ) موقع عليه من أمين المكتبة ولجنة الجرد وكذلك جميع الكشوف المرفقة مع المحضر ويعتمد من مدير المدرسة .
· محضر الجرد من اصل و صورتين , يتم حفظ احد الصور بالمكتبة مؤقتا لحين الاعتماد –ويرسل الأصل و صورة واحدة لتوجيه المكتبات للفحص من الموجه المتابع والموجه الأول واعتمادها من مدير عام الإدارة .
· يرسل الأصل للمدرسة للعمل به و يحتفظ التوجيه بالصورة (المستند الثاني
· فور استلام المدرسة للجرد يتم تسليمه لأمين المكتبة لخصم الكتب من اليومية .
· يتم الخصم بوضع خط احمر بالمسطرة علي بيانات الكتاب مع عدم طمس هذه البيانات وبقائها واضحة ابتداء من الرقم العام وصولا الي نهاية السطر عدا خانة الملاحظات ( يدون فيه مستهلك عام .......) أو (فاقد عام ......)
· يتم حفظ الجرد في ملف الجرد السنوي .
حالات خاصة
· يتم وضع كشوف الكتب التي تم إرسالها لمدرسة أخري المخصومة أصلا من عهدة المكتبة , مع ضرورة حفظ أذون ( 111 ع ح ) الدالة علي الإرسال في ملف الجرد السنوي . أما أذون ( واحد ) حكومة فيتم وضعها في ملف الأذون .
الخلاصة
مما سبق يمكن أن نلخص محتويات ملف الجرد السنوي غلي النحو الاتي :-
( 1 ) خطاب طلب إجراء الجرد .
( 2 ) كشوف الجرد(فاقد/مستهلك).
( 3 ) محضرا لجرد
( 4 ) كشوف وأذون 111ع ح للكتب المرسلة لمدرسة أخري(إن وجد ).
( 5 ) كشوف الكتب المستبعدة . (إن وجد )