ملف اذون الصرف ( اضافة \ خصم )
( أذون 111ع ح / أذون واحد حكومة )
إعداد الملف :
يتم إعداد ملف كبير نسبيا لكثرة المستندات التي ستحفظ فيه .
يتم إعداد الفهرس ويتم التسجيل أولا بأول علي النحو الآتي :-

م رقم الإذن تاريخه موضوع الإذن جهة الإصدار ملاحظات
... ............ ......... . ................... ................... ................

عند شراء أي مستلزم من مستلزمات المكتبة : الأدوات الكتابية /كتب /أقراص مدمجة / أوراق \ مجلات \ لوحات مهارية \ لوحات ارشادية \ اشياء عينية كمشاركة مجتمعية ...........الخ فبمجرد وصول هذه المشتريات إلي المدرسة يقوم معاون المدرسة بإضافتها إلي عهدة المكتبة ( سجل عهدة مستديمة او في سجل عهدة مستهلكة علي حسب نوعها ) ويتم تحرير أذون الإضافة بها, يتم تسليم أمين المكتبة احدي الصور منها , يسمي هذا الإذن ( واحد حكومة )
يقوم أمين المكتبة بتصنيف هذه الأذون كل صنف علي حدة فمثلا : -
أذون شراء الكتب معا في ملف فرعي داخل ملف الأذون الرئيسي - أذون الأدوات الكتابية معا –أذون شراء الأجهزة معا –أذون شراء الأثاث معا وهكذا , أي أن ملف الأذون سيتم تقسيمه داخليا إلي أقسام كما سبق ذكره . هذا النوع من الأذون تسمي أذون الإضافة لان ما ورد بها تمت إضافته بمكتبة المدرسة .
وكذلك هناك نوع أخر من الأذون وهي أذون الخصم وتستعمل عند نقل العهدة من مكتبة لأخري ( نقل الكتب من مكتبة لأخري أو نقل الأثاث من مكتبة لأخري )
من الأفضل وضع أذون 111ع ح( إضافة ) في ملف مستقل و يسمي (ملف 111ع ح إضافة )
وأذون واحد حكومة ( إضافة ) في ملف مستقل ويسمي (ملف أذون الإضافة )
أذون 111ع ح( خصم ) في ملف مستقل و يسمي (ملف 111ع خصم )
وأذون واحد حكومة ( خصم ) في ملف مستقل ويسمي (ملف أذون خصم ) وعليه اصبح لدينا الاتي
* ملف اذون للكتب سواء المشتراة او المهداة ( يتبع يومية المكتبة )
* ملف اذون للدوريات ( بتبع سجل الدوريات *)
* ملف اذون للمشاركة المجتمعية ( يتبع سجل المشاركة المجتمعية )
* ملف اذون لنقل العهدة من مدرسه اخري لمدرستك ( كتب ) يتبع اليومية )
* ملف اذون نقل عهدة من مدرستك لمدرسة اخري ( كتب ) يتبع اليومية
* يشترك سجل الميزانية مع كل ما تم شراءه وذلك بوضع صور هذه الاذون مع بقاء الاصل منها تبع سجله ( شراء الكتب \ الدوريات )
* ملف اذون لشراء الوحات الارشادية \ المهارية \ ادوات مكتبية .....الخ ( يتبع سجل الميزانية )