اخصائى مكتبات مصر - ما هي المستندات التي يجب حفظها في ملف الوارد ؟...

2022-03-12 22:13:40 -

ما هي المستندات التي يجب حفظها في ملف الوارد ؟
ملف الوارد
• ولهذا الملف نفس شروط ملف الصادر , ولكن بماذا نحتفظ داخل هذا الملف ؟ يجب الاحتفاظ بالمستندات آلاتية :
( 1 ) تجمع جميع الخطابات الواردة من الجهات المختلفة مثال ذلك
• صورة موافقة السادة المحاضرين للندوات والمحاضرات التي تنظمها المكتبة بعد الموافقات والاجراءات المتبعة و تحديد موعد انعقاد كل منهم ( اما الاصل فيتم الاحتفاظ به في سجله الخاص : الندوات \ المحاضرات ) .
• الخطابات الواردة من التوجيه بالإدارة أو التوجيه العام مثل حافظة تسليم احصاء النشاط الشهري
• صورة الموافقة علي تجديد اليومية ( اما الاصل فيتم الاحتفاظ به في سجل يومية المكتبة )
• صورة من الجرد السنوي بعد استلامه من التوجيه واعتماده و يوضع الاصل في ملف الجرد السنوي
• صورة الموافقة علي خطاب تشكيل جماعة أصدقاء المكتبة ( اما الاصل فيبقي في سجل اصدقاء المكتبة )
• صورة الموافقة علي خطاب تشكيل لجنة المكتبة ( اما الاصل فيبقي في سجل لجنة المكتبة )
• صورة الموافقة علي خطابات عقد الاجتماعات الخاصة بلجنة المكتبة بعد اعتماده من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل لجنة المكتبة)
• صورة الموافقة علي خطابات عقد الندوات التي تنظمها المكتبة بعد اعتماده من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل الندوات )
• صورة الموافقة علي خطابات عقد المحاضرات التي تعقدها المكتبة بعد اعتماده من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل المحاضرات )
• صورة الموافقة علي خطابات الموافقة علي وضع الإعلانات علي جدران المدرسة الخاصة بالإعلانات عن المحاضرات / المناظرات /الندوات بعد اعتماده من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل الاحاطة الجارية )
• صورة الموافقة علي اوامر التكليف لوضع نماذج اسئلة المسابقات ونماذج اجاباتها بعد اعتمادها من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل المسابقات )
• صورة الموافقة علي توقيع العاملين بالمدرسة علي قوائم خدمة المناهج بعد توقيعهم عليها بالعلم واعتمادها ( اما الاصل فيبقي بملف القوائم الببليوجرافيا )
• صورة الموافقة علي توقيع العاملين بالمدرسة علي قوائم خدمة المراجع بعد توقيعهم عليها بالعلم واعتمادها ( اما الاصل فيبقي بملف القوائم المراجع)
• صورة من الموافقة علي تشكيل لجنة الجرد السنوي( الاصل في ملف الجرد السنوي )
• صور خطابات الموافقة علي تبادل الزيارات والأماكن الثقافية بعد اعتمادها ) ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
# عدا النشرات فيجب وضعها في ملف النشرات ملف مستقل ( ملف النشرات الداخلية )
# والنشرات الوزارية في ملف أخر مستقل ( ملف النشرات الوزارية )
الموافقة علي تشكيل لجنة الجرد السنوي - المسابقات -قوائم خدمة المناهج أحدث الكتب - خدمة المراجع- خطابات الموافقة علي تبادل الزيارات والأماكن الثقافية ........الخ )أي جميع الخطابات المرسلة لمدير المدرسة لممارسة الأنشطة المختلفة للمكتبة بعد الموافقات .

ما هي المستندات التي يجب حفظها في ملف الوارد ؟ ملف الوارد • ولهذا الملف نفس شروط ملف الصادر , ولكن بماذا نحتفظ داخل هذا الملف ؟ يجب الاحتفاظ بالمستندات آلاتية : ( 1 ) تجمع جميع الخطابات الواردة من الجهات المختلفة مثال ذلك • صورة موافقة السادة المحاضرين للندوات والمحاضرات التي تنظمها المكتبة بعد الموافقات والاجراءات المتبعة و تحديد موعد انعقاد كل منهم ( اما الاصل فيتم الاحتفاظ به في سجله الخاص : الندوات \ المحاضرات ) . • الخطابات الواردة من التوجيه بالإدارة أو التوجيه العام مثل حافظة تسليم احصاء النشاط الشهري • صورة الموافقة علي تجديد اليومية ( اما الاصل فيتم الاحتفاظ به في سجل يومية المكتبة ) • صورة من الجرد السنوي بعد استلامه من التوجيه واعتماده و يوضع الاصل في ملف الجرد السنوي • صورة الموافقة علي خطاب تشكيل جماعة أصدقاء المكتبة ( اما الاصل فيبقي في سجل اصدقاء المكتبة ) • صورة الموافقة علي خطاب تشكيل لجنة المكتبة ( اما الاصل فيبقي في سجل لجنة المكتبة ) • صورة الموافقة علي خطابات عقد الاجتماعات الخاصة بلجنة المكتبة بعد اعتماده من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل لجنة المكتبة) • صورة الموافقة علي خطابات عقد الندوات التي تنظمها المكتبة بعد اعتماده من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل الندوات ) • صورة الموافقة علي خطابات عقد المحاضرات التي تعقدها المكتبة بعد اعتماده من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل المحاضرات ) • صورة الموافقة علي خطابات الموافقة علي وضع الإعلانات علي جدران المدرسة الخاصة بالإعلانات عن المحاضرات / المناظرات /الندوات بعد اعتماده من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل الاحاطة الجارية ) • صورة الموافقة علي اوامر التكليف لوضع نماذج اسئلة المسابقات ونماذج اجاباتها بعد اعتمادها من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل المسابقات ) • صورة الموافقة علي توقيع العاملين بالمدرسة علي قوائم خدمة المناهج بعد توقيعهم عليها بالعلم واعتمادها ( اما الاصل فيبقي بملف القوائم الببليوجرافيا ) • صورة الموافقة علي توقيع العاملين بالمدرسة علي قوائم خدمة المراجع بعد توقيعهم عليها بالعلم واعتمادها ( اما الاصل فيبقي بملف القوائم المراجع) • صورة من الموافقة علي تشكيل لجنة الجرد السنوي( الاصل في ملف الجرد السنوي ) • صور خطابات الموافقة علي تبادل الزيارات والأماكن الثقافية بعد اعتمادها ) ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ # عدا النشرات فيجب وضعها في ملف النشرات ملف مستقل ( ملف النشرات الداخلية ) # والنشرات الوزارية في ملف أخر مستقل ( ملف النشرات الوزارية ) الموافقة علي تشكيل لجنة الجرد السنوي - المسابقات -قوائم خدمة المناهج أحدث الكتب - خدمة المراجع- خطابات الموافقة علي تبادل الزيارات والأماكن الثقافية ........الخ )أي جميع الخطابات المرسلة لمدير المدرسة لممارسة الأنشطة المختلفة للمكتبة بعد الموافقات .

0 التعليقات 0 نشر 13K مشاهدة 0 مراجعات