ما هي المستندات التي يجب حفظها في ملف الصادر ؟
يراعى عند إعداد هذا الملف الاتي :-
· يتم اختيار نوع جيد من الملفات ( دوسيه ) لكثرة استعماله .
· وضع صفحة غلاف يحتوي علي : إدارة ...... / مدرسة .........
ملف الصادر
· الفهرس : مسلسل /الموضوع و التاريخ / رقم الصفحة .
· إثبات كل ما يصدر من مكاتبات من المكتبة إلي أي جهة أولا بأول
يجب الاحتفاظ بالمستندات آلاتية :
(1) يتم حفظ صورا لخطابات الصادرة من المكتبة
· صورة خطابات الدعوة الموجهة إلي كل من السادة المحاضرين للمحاضرات و الندوات والمعتمدة من مدير المدرسة والموجهة الي مدير عام الادارة ( قبل استيفاء الاجراءات الأخرى )
( 2 ) الخطابات ( الأصل ) الموجهة إلي السيد مدير المدرسة بخصوص :
· -خطابات عقد الاجتماعات الخاصة بلجنة المكتبة
· خطابات عقد الندوات التي تنظمها المكتبة
· خطابات عقد المحاضرات التي تعقدها المكتبة
· خطابات الموافقة علي وضع الإعلانات علي جدران المدرسة الخاصة بالإعلانات عن المحاضرات / المناظرات /الندوات
· صوره اوامر التكليف لوضع نماذج اسئلة المسابقات ونماذج اجاباتها ( اما الاصل فيبقي في سجل المسابقات )
· صورة الموافقة علي توقيع العاملين بالمدرسة علي قوائم خدمة المناهج ( اما الاصل فيبقي بملف القوائم الببليوجرافيا )
· صورة الموافقة علي توقيع العاملين بالمدرسة علي قوائم خدمة المراجع( اما الاصل فيبقي بملف القوائم المراجع)
· صورة خطاب تشكيل لجنة المكتبة ( اما الاصل فيبقي في سجل لجنة المكتبة )
· صورة خطاب تشكيل جماعة أصدقاء المكتبة ( اما الاصل فيبقي في سجل اصدقاء المكتبة )
· صورة حافظة تسليم إحصاء النشاط الشهري للتوجيه معتمدة من مدير المدرسة فقط ( اما بعد تسليم الاحصاء وتوقيع المسؤول عليها فتكون في ملف الوارد )
· صور خطابات الموافقة علي تبادل الزيارات والأماكن الثقافية ( اما الاصل فيكون في سجل تبادل الزيارات )
· / حافظة تسليم الجرد السنوي معتمد من مدير المدرسة فقط ( اما بعد التسليم للتوجيه واعتماده توضع صورة في ملف الوارد والاصل في ملف الجرد السنوي
· جميع صور الخطابات المرسلة لمدير المدرسة يتم حفظها بالملف قبل الموافقة عليها ( أما بعد الموافقة عليها فتوضع في ملف الوارد )