تجديد اليومية
تجدد يومية المكتبة للأسباب آلاتية :-
· قدم السجل أو تهالكه
· عدم وضوح الكتابة بداخله
· وجود عدد الكتب الفاقدة و المستهلكة أكثر من الكتب الموجودة بالعهدة
· أسباب أخري يراها الموجه المتابع ويدعمها برأي الموجه الأول
أولا الإجراءات المالية و الإدارية
· يوجه أمين المكتبة خطاب إلي مدير المدرسة يطلب فيه تجديد سجل اليومية ذاكرا الأسباب .
· يرفع هذا الخطاب إلي التوجيه الفني ( توجيه المكتبات )بعد موافقة مدير المدرسة واعتماده للخطاب .
· عند وصول هذا الخطاب إلي توجيه المكتبات يعرض علي الموجه المتابع لإبداء الرأي والموافقة عليه ,ومن ثم يتم التعليق عليه من قبل موجه أول مكتبات بالموافقة و يعرض علي التوجيه المالي و الإداري للموافقة .
· يتم اعتماد ذلك من مدير عام الإدارة بحكم رئاستة للجميع .
· يتم إرسال تلك الموافقات إلي المدرسة حتى يمكن البدء في عملية التجديد ( هذه هي الإجراءات الإدارية و المالية لتجديد اليومية ولا يجوز نهائيا التجديد قبل هذه الإجراءات ) .
ثانيا الإجراءات الفنية
· يبدأ التجديد بتدوين الكتب الموجودة فعلا بدفتر اليومية من بداية السجل تصاعديا ( لا يتم تسجيل الكتب المشار أمامها بالاستهلاك – الفاقد –المستبعد –المحول لمدرسة أخري- الأدلة –الكتب الدراسية ) ويتم فقط تسجيل الكتب الغير مشار أمامها بأي شيء دون تغيير الرقم العام أي كل كتاب برقمه الموجود عليه في اليومية القديمة هو نفسه في اليومية الجديدة .
ثالثا بعد التجديد
· عند الانتهاء من التجديد يتم إعداد كشوف بالأرقام المتروكة مع بيان سبب الترك علي النحو الأتي :-
م
الرقم العام اسم الكتاب المؤلف سبب الترك
( 1 ) مستهلك عام ........... ( 2 ) فاقد عام ...................... ( 3 ) مستبعد بالمحضر المؤرخ في ................................... ( 4 ) تم إضافته لعهدة مدرسة .........بأذون الصرف 111 ع ح وأذون الإضافة 1 حكومة رقم ..................بتاريخ ............ ( 5 ) وجد أنها دورية و تم تسجيلها بسجل الدوريات ص........... ( 6 ) وجد انه كتاب مدرسي أو دليل معلم و تم تسجيله باليومية الإضافية (لا يجوز تسجيل أكثر من خمسة أدلة أو كتاب مدرسي في اليومية الإضافية ).
هام وضروري
( 0 ) مراجعة الموجه المالي و الإداري علي سجل اليومية الجديدة واعتماده له حتى يصبح صالحا للاستعمال وكذلك مراجع كشوف بالأرقام المتروكة ومطابقتها بالسجل القديم.
( 0 ) يحذر نهائيا الكشط أو الإصلاح في أي بيان من بيانات اليومية – ويمنع تشريط البيانات المتشابهة ))
( 0 ) ضرورة ترقيم جميع صفحات سجل اليومية ما هو مستعمل منها وما هو غير مستعمل – ضرورة ختم جميع صفحات السجل بختم المدرسة ))