شرح طريقة محضر جرد المكتبة
****************************
1 - اخر رقم باليومية :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
هو اخر رقم مكتوب عندك في سجل اليومية عند بدء الجرد والمفروض الرقم ده بعد تسجيل الكتب الجديدة ، ونلاحظ حاجة هنا لو حضرتك اشتريت كتب جديدة ولسه ماسجلتهاش يبقي اخر رقم عندك ايه ؟
عندك طريقتين :
1- تعتبر اخر رقم هو الموجود حاليا بدون تسجيل الكتب الجديدة وتشتغل عليه وتسجل الكتب الجديدة بعد كده ، بس تاخد بالك ان تاريخ التسجيل يكون بعد تاريخ الجرد .
بمعني تعمل الجرد مثلا في شهر مايو وترجع تسجل الكتب حسب اذن الاضافة ويكون التاريخ بتاعها فيفبراير مثلا ، يبقي كده مراية الجرد مش مظبوطة
2- تعد الكتب الجديدة وتضيف عددها علي اخر رقم وتشتغل علي الرقم الجديد وبعد ماتخلص الجرد تسجل الكتب براحتك ودي افضل من الطريقة الاولي
ولكن افضل من الاتنين تسجيل الكتب قبل الجرد.
2 - جملة المخصوم والمعتمد بالجرود السابقة ( فاقد / تالف ):
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
هو عدد الكتب التي تم جردها خلال الاعوام السابقة بنجمعها علي بعض كل سنة
3 - ارقام سقطت سهوا :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اثناء تسجيل الكتب تكتشف ان الارقام قفزت منك سهوا مثال : اخر رقم كان 1099 المفروض تسجل رقم 1100 أخطئت وسجلت رقم 1110 يبقي عندي 9 ارقام سقطت سهوا
4 - كتب استبعدت ( لاسباب اخري )
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
نقل عهدة الي مدرسة اخري
كتب استبعدت لاسباب امنية ، اخلاقية ، عدم مناسبتها للمرحلة ، تدعو للعنف
نقلت الي اليومية المنهجية مثل الادلة او الي سجل المطبوعات الدورية مثل الدوريات
المهم ان يكون هناك محضر رسمي بالاستبعاد معتمد وموقع ومختوم
5 - جملة المخصوم :
ــــــــــــــــــــــــــــــ
هو جمع ( الخطوات رقم 2+ 3 +4 )
الجرود السابقة + سقط سهوا + كتب استبعدت لاسباب اخري
6 - جملة الاضافة :
ــــــــــــــــــــــــــــــ
عدد الكتب التي تم اضافتها هذا العام ( شراء او اهداء او نقل عهدة الي مدرستك او واردة من التوجيه او المخازن )
7 - الرصيد الفعلي قبل الجرد :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
نطرح ( رقم 5 من رقم 1 )
( جملة المخصوم من اخر رقم باليومية )
********************
وكانت نتيجة الجرد كالاتي :
8- رصيد المكتبة :
هو طرح الفاقد والتالف الجديد ( ناتج جرد هذا العام ) من رقم 7
(الرصيد الفعلي قبل الجرد )
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الكتب المفقودة : التي فقدت هذا العام
الكتب التالفة : التي تري انها لا تصلح للصيانة او الترميم
كيفية حساب النسبة للفاقد والتالف :-
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
نقسم عدد الكتب ( الفاقدة او التالفة ) علي الرصيد الفعلي قبل الجرد ونضرب في 100 علي الاتزيد النسبة علي 3 %
اجمالي ثمن الكتب المفقودة والتالفة :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اجمع ثمن الكتب التي خرجت هذا العام سواءا فاقد او تالف
بعد الانتهاء من الجرد بنعمل كشوف الفاقد والتالف
يري البعض ان يسجل كل الكتب فاقد حتي لا يسئل عن الكتب التالفة
ومن وجهة نظري انها طريقة تدل علي عدم مراعاتك لمكتبتك اذ كيف تسجل مثلا 150 كتاب فاقد ( معناها ان الطلاب مش بيرجعوا الكتب وانت متساهل في هذا الموضوع وبكده هتضيع كتب المكتبة خلال اعوام قليلة خاصة وان التزويد اصبح ضعيفا لعدم صرف ميزانية هذا العام )
لاحظ الآتي
إن رصيد المكتبة يختلف عن الرصيد الفعلي قبل الجرد
حيث إن رصيد المكتبة يتم خصم كتب جرد هذا العام من الرصيد الفعلي قبل الجرد
قد يريد البعض أنه لا فرق بينهم
هنا اسأل نفسك سؤال لماذا يأتي بيان واحد بصيغتين مختلفين مرة الرصيد الفعلي قبل الجرد ومرة رصيد المكتبة الا لو هناك فرق