يراعى عند إعداد هذا الملف الاتي :-
• يتم اختيار نوع جيد من الملفات ( دوسيه ) لكثرة استعماله .
• وضع صفحة غلاف يحتوي علي : إدارة ...... / مدرسة .........
ملف الصادر
• الفهرس : مسلسل /الموضوع و التاريخ / رقم الصفحة .
• إثبات كل ما يصدر من مكاتبات من المكتبة إلي أي جهة أولا بأول
يجب الاحتفاظ بالمستندات آلاتية :
(1) يتم حفظ صورا لخطابات الصادرة من المكتبة
• صورة خطابات الدعوة الموجهة إلي كل من السادة المحاضرين للمحاضرات و الندوات والمعتمدة من مدير المدرسة والموجهة الي مدير عام الادارة ( قبل استيفاء الاجراءات الأخرى )
( 2 ) الخطابات ( الأصل ) الموجهة إلي السيد مدير المدرسة بخصوص :
• -خطابات عقد الاجتماعات الخاصة بلجنة المكتبة
• خطابات عقد الندوات التي تنظمها المكتبة
• خطابات عقد المحاضرات التي تعقدها المكتبة
• خطابات الموافقة علي وضع الإعلانات علي جدران المدرسة الخاصة بالإعلانات عن المحاضرات / المناظرات /الندوات
• صوره اوامر التكليف لوضع نماذج اسئلة المسابقات ونماذج اجاباتها ( اما الاصل فيبقي في سجل المسابقات )
• صورة الموافقة علي توقيع العاملين بالمدرسة علي قوائم خدمة المناهج ( اما الاصل فيبقي بملف القوائم الببليوجرافيا )
• صورة الموافقة علي توقيع العاملين بالمدرسة علي قوائم خدمة المراجع( اما الاصل فيبقي بملف القوائم المراجع)
• صورة خطاب تشكيل لجنة المكتبة ( اما الاصل فيبقي في سجل لجنة المكتبة )
• صورة خطاب تشكيل جماعة أصدقاء المكتبة ( اما الاصل فيبقي في سجل اصدقاء المكتبة )
• صورة حافظة تسليم إحصاء النشاط الشهري للتوجيه معتمدة من مدير المدرسة فقط ( اما بعد تسليم الاحصاء وتوقيع المسؤول عليها فتكون في ملف الوارد )
• صور خطابات الموافقة علي تبادل الزيارات والأماكن الثقافية ( اما الاصل فيكون في سجل تبادل الزيارات )
• / حافظة تسليم الجرد السنوي معتمد من مدير المدرسة فقط ( اما بعد التسليم للتوجيه واعتماده توضع صورة في ملف الوارد والاصل في ملف الجرد السنوي
• جميع صور الخطابات المرسلة لمدير المدرسة يتم حفظها بالملف قبل الموافقة عليها ( أما بعد الموافقة عليها فتوضع في ملف الوارد )
العربية
English
French
Spanish
Portuguese
Deutsch
Turkish
Dutch
Russian
Romaian
Portuguese (Brazil)
Greek