Publier la réponse

ما هي المستندات التي يجب حفظها في ملف الوارد ؟

احمد عبدالحميد

Admin

Inscrit depuis le: 2020-11-30 22:45:24

2022-04-18 11:29:50

ملف الوارد

• ولهذا الملف نفس شروط ملف الصادر , ولكن بماذا نحتفظ داخل هذا الملف ؟ يجب الاحتفاظ بالمستندات آلاتية :

( 1 ) تجمع جميع الخطابات الواردة من الجهات المختلفة مثال ذلك

• صورة موافقة السادة المحاضرين للندوات والمحاضرات التي تنظمها المكتبة بعد الموافقات والاجراءات المتبعة و تحديد موعد انعقاد كل منهم ( اما الاصل فيتم الاحتفاظ به في سجله الخاص : الندوات \ المحاضرات ) .

• الخطابات الواردة من التوجيه بالإدارة أو التوجيه العام مثل حافظة تسليم احصاء النشاط الشهري

• صورة الموافقة علي تجديد اليومية ( اما الاصل فيتم الاحتفاظ به في سجل يومية المكتبة )

• صورة من الجرد السنوي بعد استلامه من التوجيه واعتماده و يوضع الاصل في ملف الجرد السنوي

• صورة الموافقة علي خطاب تشكيل جماعة أصدقاء المكتبة ( اما الاصل فيبقي في سجل اصدقاء المكتبة )

• صورة الموافقة علي خطاب تشكيل لجنة المكتبة ( اما الاصل فيبقي في سجل لجنة المكتبة )

• صورة الموافقة علي خطابات عقد الاجتماعات الخاصة بلجنة المكتبة بعد اعتماده من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل لجنة المكتبة)

• صورة الموافقة علي خطابات عقد الندوات التي تنظمها المكتبة بعد اعتماده من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل الندوات )

• صورة الموافقة علي خطابات عقد المحاضرات التي تعقدها المكتبة بعد اعتماده من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل المحاضرات )

• صورة الموافقة علي خطابات الموافقة علي وضع الإعلانات علي جدران المدرسة الخاصة بالإعلانات عن المحاضرات / المناظرات /الندوات بعد اعتماده من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل الاحاطة الجارية )

• صورة الموافقة علي اوامر التكليف لوضع نماذج اسئلة المسابقات ونماذج اجاباتها بعد اعتمادها من مدير المدرسة ( اما الاصل فيبقي في سجل المسابقات )

• صورة الموافقة علي توقيع العاملين بالمدرسة علي قوائم خدمة المناهج بعد توقيعهم عليها بالعلم واعتمادها ( اما الاصل فيبقي بملف القوائم الببليوجرافيا )

• صورة الموافقة علي توقيع العاملين بالمدرسة علي قوائم خدمة المراجع بعد توقيعهم عليها بالعلم واعتمادها ( اما الاصل فيبقي بملف القوائم المراجع)

• صورة من الموافقة علي تشكيل لجنة الجرد السنوي( الاصل في ملف الجرد السنوي )

• صور خطابات الموافقة علي تبادل الزيارات والأماكن الثقافية بعد اعتمادها ) ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

# عدا النشرات فيجب وضعها في ملف النشرات ملف مستقل ( ملف النشرات الداخلية )

# والنشرات الوزارية في ملف أخر مستقل ( ملف النشرات الوزارية )

الموافقة علي تشكيل لجنة الجرد السنوي - المسابقات -قوائم خدمة المناهج أحدث الكتب - خدمة المراجع- خطابات الموافقة علي تبادل الزيارات والأماكن الثقافية ........الخ )أي جميع الخطابات المرسلة لمدير المدرسة لممارسة الأنشطة المختلفة للمكتبة بعد الموافقات .

Forums

ما هي المستندات التي يجب حفظها في ملف الوارد ؟

احمد عبدالحميد