في هذه الملفات يجمع داخلها كل ما له اتصال بالمسابقات و يعتبر هذه الملفات مكمله و مفسرة لمراحل معينه من مراحل سير المسابقة .
إعداد هذه الملفات مثله مثل أي ملف آخر :-
• الغلاف ( ملف المسابقات )
• الفهرس.
• المحتويات ( كل مسابقة تجمع مستنداته علي حدة يسبقها لوحة موضح عليها عنوان المسابقة و تاريخها ونوعها )
تعليمات هامة عند جمع المستندات ووضعها في الملف المناسب
( أ ) ملف صور الفواتير
يتم حفظ صور الفواتير الخاصة بشراء الهدايا ( صورة طبق الأصل للفواتير لدي السكرتير ومطابق لسجل الميزانية )
( ب )ملف خطابات التبرع بالهدايا ( إن وجد )
في حالة التبرع بالهدايا يتم حفظ الخطاب الموجه من المتبرع لإدارة المدرسة بتبرع سيادته ب( ......... ) كجوائز للمسابقات الخاصة للمكتبة معتمد من مدير المدرسة بعد الموافقة علي قبول التبرع ومطابق لسجل المشاركة المجتمعية.
( ج ) ملف حفظ أذون الاضافة ( إن وجد )
يتم حفظ صورأذون( 1 حكومة )إضافة الخاصة بهذا التبرع العيني ومطابق لسجل المشاركة المجتمعية.
( د ) ملف محضر فحص كتب الهدايا ( إن وجد )
أما إذا كان التبرع علي هيئة كتب فيجب الاحتفاظ بصورة محضر الفحص الخاص بهذه الكتب و موافقة لجنة المكتبة علي صلاحيتها مطابق لسجل اليومية, وكذلك أذون الإضافة الخاصة بهذه الكتب( صورة منها ) ومطابق لسجل اليومية.
العربية
French
Spanish
Portuguese
Deutsch
Turkish
Dutch
Italiano
Russian
Romaian
Portuguese (Brazil)
Greek