كيفية إضافة الكتب في سجل اليومية

(رحــــلة الـكـتــاب )

( 1 ) مرحلة ما قبل الشراء
( الإعلان بالتزويد )

يبلغ جميع العملين بالمدرسة بذلك عن طريق نشرة معتمدة من مدير المدرسة ويطلب فيها إخطار أمين المكتبة بنوعية الكتب التي يحتاجونها (سواء بالعنوان أو بالموضوع )
تجمع طلبات التذويد التي سلمها العاملون بالمدرسة ويتم حصر المطلوب مع حفظ هذه الطلبات في ملف يسمي ملف طلبات التزويد

( 2 ) مرحلة ما بعد الشراء (تجهيز الكتاب )

• بعد الشراء و وصول الكتب إلي المكتبة يقوم أمين المكتبة (بتكعيب الكتاب ) أي وضع شريط لاصق أسفل كعب الكتاب علي بعد عرض مسطرة من نهايته وذلك لوضع الرقم الخاص عليه فيما بعد
• يتم وضع الأختام في صفحة العنوان الرئيسية الداخلية (عند فتح الكتاب نجد أن هناك صفحة عليها بيانات الكتاب مشابهة لصفحة الغلاف ) يوضع الختم البيضاوي( الملكية) اعلي الصفحة من اليسار أما الختم المستطيل( بيان التصنيف و الورود ) فيوضع أسفل الصفحة من اليمين
• يقوم أمين المكتبة (بتقليب ) صفحات الكتاب وفتحها إذا لزم الأمر.
( 3 ) مرحلة التسجيل الفني و المالي

التسجيل الفني:
• وهو إنزال الكتب في سجل اليومية بكل دقة وعناية, حيث يمنع الشطب والكشط والتعديل في بيانات سجل يومية المكتبة, ولكن ماذا نفعل إذا تم الخطأ عند تسجيل احد الكتب ؟
• الحل بسيط جدا, ألا وهو وضع خط احمر مستعملا المسطرة علي جميع بيانات الكتاب ابتداء من الرقم العام بلوغا إلي الخانة التي تسبق خانة الملاحظات ويتم كتابة عبارة (سجل خطأ) في خانة الملاحظات.
• في حالة ورود أكثر من نسخة لأحد الكتب محظور تشريط البيانات المتشابه ( " ) مهما بلغ عدد نسخ هذا الكتاب , ولذا وجب كتابة جميع البيانات كاملة لكل نسخة
الجانب المالي في مرحلة التسجيل :

• بعد تسجيل الكتب الواردة والتأكد من صحة التسجيل , يقوم أمين المكتبة بإعداد كشف بأسماء هذه الكتب مدون أمام كل منهم الرقم العام لهذا الكتاب ( وهو رقم الشطب لدي السكرتير/ معاون المدرسة ) ويرفق مع الفواتير ويتم إرسال الجميع لسكرتير/ معاون المدرسة لإعداد أذون (1) حكومة.
• يحتفظ أمين المكتبة بصور هذه الفواتير في ملف الفواتير الخاص بسجل الميزانية
• بعد ذلك يتسلم أمين المكتبة أذون (1) حكومة من السكرتير/ معاون المدرسة لوضعهم في ملف الفواتير الخاص بسجل الميزانية مع صور الفواتير سابقة الذكر.
• إذا كانت الكتب مهداة يتم حفظ هذه الأذون ومحضر الفحص الخاص بها في ملف يتبع سجل المشاركة المجتمعية .
• إذا كانت الكتب واردة عن طريق التزويد المركزي أو عن طريق تقل عهدة من مدرسة لآخري يتم حفظ هذه الأذون في ملف الأذون الخاص بالمكتبة
• وبهذا تنتهي عملية تسجيل الكتب في يومية المكتبة بجانبيها الفني والإداري المالي
( 4 ) مرحلة تصنيف الكتاب

نبذة مختصرة عن التصنيف
ماذا يقصد بكلمة تصنيف ؟مفهوم كلمة تصنيف الأشياء إي إدراج كل صنف مع ما يتفق معه, وهنا في المكتبة يقصد بها وضع كل متشابهات الموضوعات من الكتب معا, ولكن ما هذه(المتشابهات ) وما هي الضوابط الموضوعة لها ؟
لقد تم تقسيم المعرفة بكافة أنواعها وأفرعها المختلفة إلي عشرة أقسام رئيسية وهي
الخلاصة الأولى
وهي تحديد هوية الكتاب لأي قسم ينطوي تحته, أي نسال أنفسنا: ما المعلومات التي يحتويها هذا الكتاب ؟ هل هي دينية – تاريخية – فنية – فلسفية ...الخ , فعملية تصنيف الكتب عملية بسيطة للغاية و خطيرة للغاية , إذ يجب علي القائم بعملية التصنيف أن يتزود بالأدوات ألازمة ألا وهي كتب التصنيف وكتب رؤوس الموضوعات .
وعلي القائم بالتصنيف أن يقرا عنوان الكتاب أولا ليستشف موضوعه بصفة مبدئية ثم يطلع علي مقدمة الكتاب لمعرفة الكثير من المعلومات التي تحدد رأس الموضوع , يلي ذلك الإطلاع علي قائمة محتويات الكتاب وأخيرا الإطلاع علي الأبواب و الفصول الداخلية من الكتاب ,وعليه يكون القائم بعملية التصنيف قد الم بأطراف الموضوع وتحديد هويته بناء علي اتساع العرض لأحد الأبواب عن غيره .
مثال: لدينا كتاب يتكلم عن الطيور, السؤال هنا:ما هي الجوانب التي تناولها الكتاب ؟
إذا كان مجال الكتاب : هجرة الطيور –عادات –تشريح –توزيع جغرافي ( وهي جوانب غير عملية أي نظرية) يكون البحث في أل 500 علوم بحتة , أما إذا كان يتناول :التربية – الصيد , فهي جوانب( عملية) إذا البحث في أل 600 , أما إذا تناول : الصور (جمالية ) إذا البحث في أل 700 وإذا تناول :القسوة علي الطيور ( فهو جانب نفسي ) فيكون البحث في أل 100 ,إما إذا تناول الكتاب تربية الطيور من الناحية (الاقتصادية ) إذاًًًًًًًًًًًٌُُُُُ البحث في أل 300 , لذا وجب حفظ الأقسام العشرة الأساسية فقط .
ومما سبق نجد إن البحث عن التصنيف السليم ما هي إلا عملية عقلية منطقية فطالما تم تحديد الموضوع فإننا سنصل إلي رقم المناداة للكتاب (الرقم الخاص) بسهولة ويسر.
** تكتب أرقام التصنيف بالقلم الرصاص سواء داخل اليومية أو علي كعب الكتاب **
( 0 ) الكتب المهداة
لها نفس الإجراءات السابقة إلا أنها تزيد عليها محضر الفحص لهذه الكتب ويتم الاحتفاظ بها المحضر في ملف مرافق لسجل اليومية .
ولكن ما هو محضر الفحص ؟
محضر فحص الكتب يعتبر بمثابة التصريح بصلاحية الكتب للتداول ( حيث إنها مهداة )
محضر فحص كتب

إدارة ......................
مدرسة ...................
المكتبة
انه في يوم الموفق / / 20 قامت لجنة المكتبة بفحص الكتب الآتي ذكرها , وبعد الفحص الدقيق وجد أنها صالحة للتداول بمكتبة المدرسة حيث أن جميعها خالية من الأفكار الهدامة , وكذلك وجد إن المادة العلمية مناسبة للمرحلة .
( يتم ذكر اسم الكتاب وكذلك اسم المؤلف وعدد النسخ في حالة وجود أكثر من نسخة من ذات العنوان )
م /عنوان الكتاب /اسم المؤلف/ عدد النسخ/ ملاحظات
التوقيعات
الاسم الوظيفة التوقيع
1- ................................ .............. ..................
2- ................................ .............. ..................
3- ................................. .............. ....................