إضافة رد

ملفات سجل المسابقات

احمد عبدالحميد

اﻻدارة

انضم: 2020-11-30 22:45:24

2022-04-18 11:20:54

في هذه الملفات يجمع داخلها كل ما له اتصال بالمسابقات و يعتبر هذه الملفات مكمله و مفسرة لمراحل معينه من مراحل سير المسابقة .

إعداد هذه الملفات مثله مثل أي ملف آخر :-

• الغلاف ( ملف المسابقات )

• الفهرس.

• المحتويات ( كل مسابقة تجمع مستنداته علي حدة يسبقها لوحة موضح عليها عنوان المسابقة و تاريخها ونوعها )

تعليمات هامة عند جمع المستندات ووضعها في الملف المناسب

( أ ) ملف صور الفواتير

يتم حفظ صور الفواتير الخاصة بشراء الهدايا ( صورة طبق الأصل للفواتير لدي السكرتير ومطابق لسجل الميزانية )

( ب )ملف خطابات التبرع بالهدايا ( إن وجد )

في حالة التبرع بالهدايا يتم حفظ الخطاب الموجه من المتبرع لإدارة المدرسة بتبرع سيادته ب( ......... ) كجوائز للمسابقات الخاصة للمكتبة معتمد من مدير المدرسة بعد الموافقة علي قبول التبرع ومطابق لسجل المشاركة المجتمعية.

( ج ) ملف حفظ أذون الاضافة ( إن وجد )

يتم حفظ صورأذون( 1 حكومة )إضافة الخاصة بهذا التبرع العيني ومطابق لسجل المشاركة المجتمعية.

( د ) ملف محضر فحص كتب الهدايا ( إن وجد )

أما إذا كان التبرع علي هيئة كتب فيجب الاحتفاظ بصورة محضر الفحص الخاص بهذه الكتب و موافقة لجنة المكتبة علي صلاحيتها مطابق لسجل اليومية, وكذلك أذون الإضافة الخاصة بهذه الكتب( صورة منها ) ومطابق لسجل اليومية.

المنتديات